Mesyuarat dan karenahnya.

Salam semua.

Aku rasa agak lapang pada hari ini, lapang dada dan lapang masa, oleh itu aku ingin menulis sesuatu mengenai "mesyuarat", tidak kiralah apa sahaja mesyuarat, apa pun tentulah aku cenderung memfokuskan kepada pengalaman yang telah aku lalui, semasa masih bertugas dulu aku memang sebok dengan mensyuarat sama seperti kekawanku juga, mesyuarat guru, mesyuarat panitia, meyuarat PIBG dan lain-lain lagi.

Setiap mesyuarat tentulah mempunyai agendanya tersendiri, agenda disediakan semestinya mencakup semua perkara yang akan dibincangkan di dalam mesyuarat nanti, secara tidak langsung agenda telah membahagikan mesyuarat itu kepada beberapa item tertentu yang juga mengikut keutamaannya yang tertentu.

Mesyuarat kekadang disekalikan dengan taklimat, mesyuarat seperti ini biasanya dicatatkan di dalam surat jemputan sebagai " Mesyuarat/taklimat", mesyuarat seumpama ini selalunya akan memakan masa yang panjang , mesyuarat seperti ini ketua sesuatu bahagian yang akan mempengurusikanya, ketua biasanya tidak takut melanggar agenda kerana beliau sendiri mempunyai kuasa di situ, kekadang beliau sendiri tidak berpengalaman dan menyebabkan tidak menyedari bahawa mesyuarat yang beliau sedang kendalikan itu telah menyimpang jauh dari agendanya, menjadikan mereka yang menyedarinya mendiamkan diri dan membiarkan ianya berlangsung demikian rupa kerana anak buahnya tidak berminat menegur perjalanan mesyuarat berkenaan. Ini juga di antara faktor dan penyebab berlakunya mesyuarat menjadi melalut dan berpanjangan.

Jika berlaku demikian ramai yang akan merungut sesama sendiri selepas mesyuarat, ini menggambarkan mesyuarat tersebut tidak menepati tatacaranya dan kurang berkualiti serta tidak profesional, orang yang paling tidak suka hal ini berlaku ialah pencatat minit mesyuarat, situasi itu menyebabkan pencatat terpaksa membuat semakan semula selepas selesai mesyuarat nanti supaya mesyuarat yang tidak mengikut agenda itu dilihat berjalan mengikut peraturannya.

Mesyuarat yang dikendalikan oleh pengerusi yang telah ditetapkan seperti mesyuarat panitia, PIBG dan lain-lain, lain pula karenahnya. ianya juga boleh menjadi melalut dan hilang fokus sekiranya pengerusi tidak memahami dan tidak pandai menghayati agenda dan ditambah lagi dengan ahli mesyuarat juga terdapat yang bersifat demikian. Mereka yang memahaminya pula tidak mahu dirinya dilihat seperti mengajar pengerusi pula, mereka memilih menjaga hati pengerusi daripada menjaga perjalanan mesyuarat, sanggup sama-sama melayani perbincangan yang sia-sia dan balik lewat.

Sesuatu mesyuarat yang mengambil masa yang panjang tidak semestinya berkualiti, mungkin ianya berlaku demikian kerana kurang cekap merangka kerja yang akan dilaksanakan di dalam minda ahli mesyuarat , terutamanya pengerusi mesyuarat , kelemahan tersebut menyebabkan fokus perbincangan mengenainya tidak tepat sasaran.

Sekian...wallahu aklam.