السلام عليكم
Artikel kali ini saya ingin memaparkan beberapa tip untuk mereka yang memerlukannya khasnya mengenai pengurusan persatuan.
Tip (1).
Setiap kali mesyuarat AJK persatuan perlu ada agenda dan minit, minit itu pula akan berkesinambungan sehinggalah persatuan itu dibubarkan.Kebiasaannya agendanya adalah seperti di bawah ini.
1. Perutusan/ucapan pengerusi,
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu,
3. Perkara-perkara berbangkit,
4. Penyata @ laporan kewangan berakhir pada...
5. Projek @ program yang hendak dibincangkan.
6. Hah-hal lain.
Setiap kali mesyuarat AJK persatuan perlu ada agenda dan minit, minit itu pula akan berkesinambungan sehinggalah persatuan itu dibubarkan.Kebiasaannya agendanya adalah seperti di bawah ini.
1. Perutusan/ucapan pengerusi,
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu,
3. Perkara-perkara berbangkit,
4. Penyata @ laporan kewangan berakhir pada...
5. Projek @ program yang hendak dibincangkan.
6. Hah-hal lain.
7. Mesyuarat ditangguhkan.
( kecuali mesyuarat khas, mungkin agendanya berbeza - Minit/laporan mesyuarat khas hendahlah dilaporkan di dalam mesyuarat AJK pada kali berikutnya dan diminitkan pula di dalam minit AJK ).
Tip (2).
(1) Mesyuarat Pertama AJK baru hendaklah menggunakan minit mesyuarat terakhir AJK yang telah lalu ( minit mesyuarat persediaan Mesyuarat Agung )
(2) Perkara yang mungkin dibincangkan ialah,
(i) Projek @ program yang belum selesai dan perbelanjaan Mesyuarat Agung yang telah lalu sama ada anggarannya berbaki @ tidak mencukupi, perlu dimuktamat @ diminitkan.
(ii) Merancang projek @ program bagi sesi semasa.
(iii) Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang baru lepas ( jika ada ).
(iv) Menyemak catatan minit Mesyuarat Agung yang baru lepas supaya dapat dikemaskini dan tidak menimbulkan kekecohan @ kekaburan apabila dibentangkan di dalam Mesyuarat Agung akan datang - disimpan dengan baik oleh Setiausaha Kehormat.
(v) Senaraikan nama AJK lengkap dengan maklumat diri utk rujukan berbagai pihak @ kemudahan berurusan.
Di antara catatan minit di atas akan dibangkitkan semula pada mesyuarat akan datang , maka berlakulah kesinambungan minitnya.
(1) Mesyuarat Pertama AJK baru hendaklah menggunakan minit mesyuarat terakhir AJK yang telah lalu ( minit mesyuarat persediaan Mesyuarat Agung )
(2) Perkara yang mungkin dibincangkan ialah,
(i) Projek @ program yang belum selesai dan perbelanjaan Mesyuarat Agung yang telah lalu sama ada anggarannya berbaki @ tidak mencukupi, perlu dimuktamat @ diminitkan.
(ii) Merancang projek @ program bagi sesi semasa.
(iii) Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang baru lepas ( jika ada ).
(iv) Menyemak catatan minit Mesyuarat Agung yang baru lepas supaya dapat dikemaskini dan tidak menimbulkan kekecohan @ kekaburan apabila dibentangkan di dalam Mesyuarat Agung akan datang - disimpan dengan baik oleh Setiausaha Kehormat.
(v) Senaraikan nama AJK lengkap dengan maklumat diri utk rujukan berbagai pihak @ kemudahan berurusan.
Di antara catatan minit di atas akan dibangkitkan semula pada mesyuarat akan datang , maka berlakulah kesinambungan minitnya.
Tip (3).
Tindakan- tindakan berkaitan dengan mesyuarat.
Tindakan-tindakan pra- mesyuarat.
> Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan yang berkenaan hendaklah berunding sesama mereka utk menentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat.
Pengerusi dan urusetia hendaklah membuat anggaran masa bagi setiap agenda/perkara yang dibincangkan.
> Membuat tempahan tempat mesyuarat dengan memaklumkan tarikh, masa mula dan masa dijangka berakhir, bilangan yang akan hadir dan peralatan yang diperlukan.
> Setiausaha hendaklah menyediakan salinan minit mesyuarat yang lalu cukup utk ahli mesyuarat,
> Menghantar surat jemputan ke mesyuarat dua @ seminggu sebelum mesyuarat.
Surat jemputan itu perlu bersamanya agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu.
Tindakan- tindakan berkaitan dengan mesyuarat.
Tindakan-tindakan pra- mesyuarat.
> Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan yang berkenaan hendaklah berunding sesama mereka utk menentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat.
Pengerusi dan urusetia hendaklah membuat anggaran masa bagi setiap agenda/perkara yang dibincangkan.
> Membuat tempahan tempat mesyuarat dengan memaklumkan tarikh, masa mula dan masa dijangka berakhir, bilangan yang akan hadir dan peralatan yang diperlukan.
> Setiausaha hendaklah menyediakan salinan minit mesyuarat yang lalu cukup utk ahli mesyuarat,
> Menghantar surat jemputan ke mesyuarat dua @ seminggu sebelum mesyuarat.
Surat jemputan itu perlu bersamanya agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu.
Tip (4).
Tindakan-tindakan semasa mesyuarat.
Mencatatkan minit mesyuarat;
Minit mesyuarat hendaklah direkod dan dicatatkan perkara-perkara berikut,
(i) Pastikan setiap ahli yang hadir mencatatkan nama dan tandatangan di dalam buku daftar kehadiran, semua nama-nama tersebut diminit @ direkod di dalam lembaran minit mesyuarat.
(ii) Mencatatkan perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat.
(ii) Keputusan-keputusan yang dibuat.
(iii) Tindakan-tindakan susulan yang perlu dilakukan oleh AJK tertentu.
Semua perkara tersebut hendaklah direkodkan dengan cermat dan tepat.
Tip (5).
Tindakan-tindakan selepas mesyuarat.
(i) Penyediaan minit mesyuarat.
Draf minit mesyuarat perlulah diserahkan kepada pengerusi jawatankuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan serta kelulusan , selepas itu barulah dimuktamatkan sebagai minit.
(ii) Minit mesyuarat yang telah diluluskan ( bukan disahkan ) hendaklah diedarkan kepada AJK secepat mungkin utk tindakan.
(iii) Format minit mesyuarat hendaklah disusun mengikut susunan agenda mesyuarat.
( Format Minit Mesyuarat yang dianjurkan JPA lebih utama utk dicontohi ).
Contoh Format minit mesyuarat akan menyusul....
Tindakan-tindakan selepas mesyuarat.
(i) Penyediaan minit mesyuarat.
Draf minit mesyuarat perlulah diserahkan kepada pengerusi jawatankuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan serta kelulusan , selepas itu barulah dimuktamatkan sebagai minit.
(ii) Minit mesyuarat yang telah diluluskan ( bukan disahkan ) hendaklah diedarkan kepada AJK secepat mungkin utk tindakan.
(iii) Format minit mesyuarat hendaklah disusun mengikut susunan agenda mesyuarat.
( Format Minit Mesyuarat yang dianjurkan JPA lebih utama utk dicontohi ).
Contoh Format minit mesyuarat akan menyusul....
No comments:
Post a Comment