Prosedur catatan minit mesyuarat pilihanku

____________________________________________

Assalamualaikum.

Rakan-rakan maya sekalian, sekali lagi kita bertemu di alam maya ini, saya masih berbincang perkara yang sama tetapi kali ini agaknya kita sama-sama berada di penghujung perbincangan. Respon anda semua telah memberi semangat kepada saya untuk terus menulis tajuk ini, seperti disebut diawal perbincangan, ini semua adalah untuk tatapan dan ikutan angkatan pelapis, atas tujuan itulah memaksa saya mencari kesahihan prosedur yang betul untuk menulis minit mesyuarat terutamanya bagi sektor kerajaan dan Badan bukan kerajaan (NGO). Sektor swasta ( perniagaan ) biasanya mempunyai format dan borangnya yang tertentu untuk diikuti dan diisi oleh pencatat atau setiausahanya.

Setelah melalui perbincangan dengan kekawan maya dan juga membuat semakan melalui google mengenai perkara berkaitan menjadikan saya semakin kuat dan taassub kepada cara pilihan dan amalan yang saya pernah praktikkan pada masa yang telah lalu. Oleh itu saya peturunkan di bawah ini dua contoh format minit mesyuarat yang dimaksudkan.


_______________________________________


Agenda Mesyuarat.
1. Ucapan aluan pengerusi.
2.Ucapan ringkas penasihat.
3. Membentang dan menyesahkan minit yang telah lalu.
4. Perkara-perkara berbangkit.
5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada............
6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesayuarat Agung yang telah lalu.
7. Membincang dan meluluskan Peruntukan Perbelanjaan Biro-Biro.
8. Membincangkan Aktiviti Tahunan ( 2009 )
9. Hal-hal lain.



Contoh Minit Mesyuarat: ( Format A ).

Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa PIBG. Kali Pertama.
SMK.................................................
Alor Setar,
Kedah Darul Aman.
Sesi 2008/2009.

Tarikh:.................................................
Masa:...................................................
Tempat:..............................................

Kehadiran.
1...............................................................
2..............................................................
3..............................................................
4..............................................................
5..............................................................
6..............................................................
................................................................
...............................................................
12............................................................

Ahli Tidak Hadir.
1................................................................
2...............................................................
3...............................................................

Turut Hadir.
Tuan Hj. Sadiq bin Soleh. ( Penasihat)

1. Ucapan aluan pengerusi.
1.1…………………………………………….
1.2…………………………………………….
1.3…………………………………………….
Dan seterusnya.

2. Ucapan ringkas penasihat.
2.1…………………………………………….
2.2…………………………………………….
2.3…………………………………………….
Dan seterusnya.


3. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
3.1………………………………………………
3.2……………………………………………..
3.3………………………………………………
Dan seterusnya.

4. Perkara-perkara yang berbangkit.
4.1………………………………………………
4.2………………………………………………
4.3………………………………………………
Dan seterusnya.

5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada………………………….2009.
5.1………………………………………………..
5.2………………………………………………..
5.3………………………………………………
Dan seterusnya.

6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang telah lalu.
6.1………………………………………………
6.2……………………………………………….
6.3……………………………………………….
Dan seterusnya.

Tindakan:
Setiausaha / Bendahari.

7. Membincang dan meluluskan Peruntukan Perbelanjaan Biro-Biro. 7.1…………………………………………………
7.2…………………………………………………
7.3…………………………………………………
Dan seterusnya.

Tindakan:
Bendahari / Semua Ketua Biro.

8. Membincangkan Aktiviti Tahunan ( 2009 )
8.1.................................................
8.2................................................
8.3...............................................
dan seterusnya.

Tindakan:
Semua Ketua Biro.

9. Hal-hal lain.
9.1……………………………………….
9.2……………………………………….
9.3………………………………………
Dan seterusnya.




Mesyuarat akan datang akan diadakan pada.................................2009.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam.............................



Minit ini disahkan pada…………………………………………………2009.

Pencadang…………………….(nama)……………………………….

Penyokong…………………….(nama)………………………………

Pencatat:
Puan Hasnah bt Yasin.


Disediakan oleh.

……………tt……………………….
( MOHD.ALI BIN MOHD.NOH)
Setiausaha.
Persatuan Ibubapa Dan Guru,
SMK………………………
Alor Setar,
Kedah Darul Aman.


Disemak oleh.

……………tt………………………..
( IBRAHIM BIN AHMAD)
Pengerusi.
Persatuan Ibubapa Dan Guru.
SMK………………………..
Alor Setar.
Kedah Darul Aman.

____________________________________________________


Format B. ( Lihat Perbezaan )


Contoh Minit Mesyuarat Format B.

Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa PIBG. Kali Pertama.
SMK.................................................
Alor Setar,
Kedah Darul Aman.
Sesi 2008/2009.

Tarikh:.................................................
Masa:...................................................
Tempat:..............................................

Kehadiran.
1...............................................................
2..............................................................
3..............................................................
4..............................................................
5..............................................................
6..............................................................
................................................................
...............................................................
12............................................................

Ahli Tidak Hadir.
1................................................................( dengan maaf )
2...............................................................( dengan maaf )
3...............................................................

Turut Hadir.
Tuan Hj. Sadiq bin Soleh. ( Penasihat)

1. Ucapan aluan pengerusi.
1.1…………………………………………….
1.2…………………………………………….
1.3…………………………………………….
Dan seterusnya.

2. Ucapan ringkas penasihat.
2.1…………………………………………….
2.2…………………………………………….
2.3…………………………………………….
Dan seterusnya.


3. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
3.1………………………………………………
3.2……………………………………………..
3.3………………………………………………
Dan seterusnya.

4. Perkara-perkara yang berbangkit.
4.1………………………………………………
4.2………………………………………………
4.3………………………………………………
Dan seterusnya.

5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada………………………….2009.
5.1………………………………………………..
5.2………………………………………………..
5.3………………………………………………
Dan seterusnya.

6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesayuarat Agung yang telah lalu.
6.1………………………………………………
6.2……………………………………………….
6.3……………………………………………….
Dan seterusnya.

Tindakan:
Setiausaha .

7. Membincang dan meluluskan Peruntukan Perbelajaan Biro-Biro. 7.1…………………………………………………
7.2…………………………………………………
7.3…………………………………………………
Dan seterusnya.

Tindakan:
Bendahari / Semua Ketua Biro.

8. Membincangkan Aktiviti Tahunan ( 2009 )
8.1.................................................
8.2................................................
8.3...............................................
dan seterusnya.




9. Hal-hal lain.
9.1……………………………………….
9.2……………………………………….
9.3………………………………………
Dan seterusnya

Mesyuarat yang akan datang akan diadakan pada.................................2009.

Mesyuarat ini ditangguhkan pada jam.............................




Minit ini disahkan pada…………………………………………………2009.

Pencadang…………………….(nama)……………………………….

Penyokong…………………….(nama)………………………………

( Nama pencadang dan penyokong ini diambil dari minit yang kedua setelah minit ini disahkan kerana minit pertama ini disahkan di dalam mesyuarat kedua )

Pencatat:
Puan Hasnah bit Yasin.



……………tt………………………..
( IBRAHIM BIN AHMAD)
Pengerusi. Persatuan Ibubapa Dan Guru.
SMK………………………..
Alor Setar.
Kedah Darul Aman.

____________________________________________________


Sekian. Wallahu aklam ( Allah Maha Mengetahui)
Wassalam.

Shah Alam.
Isnin .06.02.1430 / 02.02.2009.
jam 1.50 petang.

____________________________________________________

Ulasan Kekawan untuk Kebaikan Bersama:

Juraish Al-Muhami.

Salam,
Nak ulas sikit je. pada ruangan tdak hadir biasanya ada dalam kurungan (dengan maaf). Sebab biasanya yang tak hadir mesyuarat ada alasan. kalau tak ada (dengan maaf) maknanya saja tak mau hadir tanpa alasan. Itupun penting untuk menilai prestasi ahli mesyuarat. Sekian je.
Majulah mesyuarat untuk negara.

February 2, 2009 10:37 PM

Leenoh said...

Salam,
Terima kasih ulasan membena, saya murnikan dengan memaparkannya di laman hadapan, semoga dimanfaatkan.

Sekian.

February 2, 2009 11:39 PM

@LiYaNNuaR said...

hmm... lebih kurang sama dgn apa yg diamalkan selama ini... cuma pengesahan minit mesyuarat, sya letakkannya di bawah satu agenda iaitu selepas ucapan pengerusi... dan endingnya hanya ada kolum utk disemak oleh dan disahkan oleh...

apa pun... terima kasih sbb sudi bkongsi di sini...

February 3, 2009 12:20 PM

Leenoh said...

@LiyaNNuar.

Terima kasih, memang agenda itu berada di tempat kedua seperti saya sebutkan dahulu. Cuma apabila mesyuarat PIBG misalnya, kekadang kita beri peluang kpd penasihat untuk berucap, jadi agenda tersebut diturunkan ke tempat ketiga.

Sebenarnya saya bersetuju kolum pertama itu ditulis disediakan oleh dan kolum kedua pula disemak oleh bukan disahkan oleh.

Kalau ditulis disahkan oleh dengan siap tandatangannya sekali, kemudian di dalam mesyuarat berlaku pindaan, apakah kesannya,

Pada saya pengesahan yang ditandangan itu tidak boleh sengaja kita membawa maknanya kepada yang lain kerana minit mesyuarat bukan seperti laporan biasa atau surat menyurat.

Sebenarnya ada lagi contoh minit mesyuarat yang saya sebut dahulu iaitu yang menggunakan tiga kolum tetapi saya tidak pandai masukkan ke dalam blog ini sebagai contoh.

Disamping kita berkongsi pengalaman tujuan saya ialah ingin mengetahui dan mendapat kepastian format minit yang dianjurkan oleh JPA, kalau dapat melihat contohnya yang lengkap, maka keraguan saya akan terlerai, kalau tidak salah saya terdapat cara atau format minit yang tidak diterima oleh JPA.

Diharap kita sama-sama mendapat manfaat hasil perbincangan ini.

Sekian.Wassalam.

February 3, 2009 3:46 PM

Ianho said...

Cadangan saja.
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
Dalam agenda ini telah menyatakan pengesahan minit. Sepatutnya terus dicatatkan nama pencadang dan penyokong bagi pengesahan tersebut.Tidak perlu lagi dicatatkan nana pencadang dan penyokong di bahagian bawah minit.

February 4, 2009 9:02 PM

Leenoh said...

Lanho.
Terima kasih kerana memberi respon, anda mungkin tersilap, saya pun hampir terpengaruh tadi, sebenarnya segala apa yang dibincangkan berkaitan minit tersebut dicatat di dalam minit baru, semua catatan masih berada pada pencatat dan akan dibentangkan pada mesyuarat yang akan datang, jadi nama tersebut tiada di dalam minit ini. Nama pencadang dan penyokong yang tercatat di minit ini ialah mengesahkan minit sebelumnya.

Kalau nama itu tidak ditulis bermakna kita kena rujuk minit selepasnya.Sebab nama yang tercatat di dalam minit tersebut untuk minit sebelumnya.


Contoh.
Baiklah penjelasan semula lupakan yang itu buat sementara.

Mesyuarat Kali Keempat menggunakan minit Mesyuarat Kali ketiga, sebab itu disebut "mengesahkan minit yang telah lalu" dalam minit ketiga tercatat nama pencadang dan penyokong tetapi nama itu untuk mengesahkan minit yang kedua, manakala minit mesyuarat keempat sedang dalam proses seiring dengan perjalanan mesyuarat dan sedang dicatat oleh pencatat.

Dalam contoh format yang saya beri, saya sebut sebagai Minit Mesyuarat Pertama, mengesahkan minit yang lalu ( merujuk pada agenda hari itu ) bermakna mengesahkan minit mesyuarat pertama. ( minit yang telah tercetak yang berada ditangan)...bukan yang sedang di dalam draf.

Oleh itu mesyuarat ini adalah Mesyuarat kedua dan menggunakan atau membincangkan Minit Mesyuarat Pertama ( minit yang telah lalu )

Wallahu aklam. Wassalam.

February 4, 2009 10:45 PM