السَّلاَمُ عَلَيْكُمْ
Pada hari ini , mungkin saya tidak ke mana-mana , jika pun saya berpergian hanyalah di sekitar Shah Alam atau paling jauh ke Kuala Lumpur sahaja, di mana sebahagian besar daripada masa lapang biasanya akan berlalu dan terhapus di dalam dua bandaraya ini sahaja. Sementara ada kelapangan saya mengambil kesempatan menulis Format Minit Mesyuarat ini sebagai penjelasan tambahan untuk dimanfaatkan oleh pembaca blog ini. Format dan penjelasan ini saya petik daripada ( Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 1991 ). Sudah tentulah pekeliling ini ditujukan kepada agensi kerajaan dan pegawai kerajaan. Pada saya format ini juga sangat baik untuk menjadi panduan kepada persatuan dengan syarat hendaklah menghormati perbezaannya atau membuat penyesuaian.
____________________
Formatnya adalah seperti berikut.
FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT....................
( Catatkan nama mesyuarat )
Bil.................. Tahun................
Tarikh :
Masa :
Tempat:
( Catatkan nama mesyuarat )
Bil.................. Tahun................
Tarikh :
Masa :
Tempat:
HADIR
( Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan ).
HADIR BERSAMA.
( Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan ).
URUSETIA
( Senarai nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan ).
1. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI.
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT.
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. Jika ada pindaan, menyatakan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT.
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.
Tajuk utama perkara-perkara yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.
Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
4. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA.
Bagi mensyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:
(a) Tajuk kertas kerja berkenaan;
(b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan;
(c) Tujuan utama kertas kerja disediakan;
(d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan;
(e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan; dan
(f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan diambil seterusnya.
5. HAL-HAL LAIN
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang peda mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
6. PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:
(a) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan.
(b) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan
(c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.
Urusetia.
( Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat ).
Tarikh
( Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan )
Format Tamat.
_________________________________
Ulasan Penulis .
(1) Di dalam format ini tidak disebutkan mengenai tandatangan, mengikut fahaman penulis minit mesyuarat tidak perlu ditandatangani, mungkin kerana minit mesyuarat adalah tanggungjawab ahli-ahli mesyuarat yang tercatat kehadiran mereka pada hari tersebut dan merekalah juga yang akan mengesahkan minit berkenaan. ( bukan tanggungjawab individu ) bukan disahkan oleh sesiapa dan tidak ditandatangani.( proses pengesahan minit mesyuarat berlaku di dalam mesyuarat ).
(2) Terdapat sedikit kelainan atau perbezaan di antara pentadbiran persatuan dan pertadbiran awam ( kerajaan ). Agenda mesyuarat persatuan selepas perkara berbangkit akan diikuti dengan MENERIMA DAN MENGESAHKAN LAPORAN KEWANGAN YANG BERAKHIR PADA..............
(3) Hanya di dalam mesyuarat khas sahaja biasanya tiada agenda" menerima dan mengesahkan Laporan Kewangan yang berakhir pada.................. ".
(4) Kuasa ketua jabatan juga adalah berbeza dengan kuasa pengerusi persatuan, ketua jabatan perlu merujuk dan patuh kepada Perintah Am kerajaan manakala pengerusi persatuan cara pentadbiran dan pengurusannya perlu merujuk dan patuh kepada peraturan atau perlembagaan persatuan.
________________________________________
Sekian, Allah Maha Mengetahui. Wassalam.
__________________
Respon Pembaca.
__________________
saya ingin menanyakan kepada saudara mengenai format minit mesyuarat.
mohon saudara untuk memberikan perbezaan antara minit mesyuarat yang dibuat dalam kotak dan minit mesyuarat yang dibuat secara huraian.
juga kalau boleh mohon saudara untuk menunjukkan contoh minit mesyuarat yang dibuat dalam format kotak yang mengandungi 3 kolum iaitu "Bil/Perkara/Tindakan".
terima kasih.
"urus setia mesyuarat"
Terima kasih kerana anda memberi respon , di antara format berkolum atau tidak berkolum isinya tiada perbezaan , cuma kedudukannya sahaja berbeza, Saya menegaskan di dalam entri yang telah lalu bahawa format yang digunakan Jabatan Perkhidmatan Awam tidak menggunakan kolum iaitu ditulis turun ke bawah, format inilah sepatutnya diikuti oleh semua jabatan termasuklah sekolah kerana JPA adalah induk bagi semua jabatan kerajaan.
Format berkolum;
Untuk maklumat kolum atau ruangan yang pertama bersaiz kecil dan kolum kedua paling besar kerana banyak butiran yang diisikan di sini dan ruangan atau kolum ketiga sederhana kecil.
Maaf saya hanya mampu menerangkannya sahaja di sini kerana saya tidak pandai mengaplikasikan kolum tersebut di ruangan ini.
Sekian.