Tip Format Minit Mesyuarat untuk Persatuan.

السلام عليكم

FORMAT MINIT MESYUARAT.
( Tip ini ditulis sambil santai sahaja berdasarkan pengalaman sendiri sahaja, sudah tentu kandungannya tidak lengkap )

CONTOH;
MINIT MESYUARAT AJK PERSATUAN PENDUDUK   KG.TANJUNG PINANG CONDONG .

Bil.......Tahun.............
( Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun )
Tarikh: ...................
Masa: ....................
Tempat: .................

Ahli yang hadir,
1.
2.
3.
dan seterusnya.
( Senaraikan semua AJK yang hadir ke mesyuarat tersebut, bermula dengan pengerusi mesyuarat dan seterusnya ikut kekananan dalam AJK, nama pengerusi, timb.pengerusi, setiausa dan seterusnya)

Tidak hadir,
1.
2.
3
(Senaraikan AJK yang tidak hadir, catatkan sama ada bersebab atau sebaliknya. di dalam kurungan dihujung nama berkenaan)

Hadir bersama,
1.
2.
3.
( Senaraikan nama yang bukan AJK/wakil di sini - jika ada - mereka ini tidak dikira bilangan korum )

AGENDA;
1- Ucapan Aluan Pengerusi,

> Sebelum memulakan mesyuarat pengerusi mengalu-alukan hadirin dan hadirat dalan ucapannya,

> Juga menyampaikan perkara-perkara penting berkaitan mesyuarat,

> Perkara penting itu tidak semestinya dibawa berbincang.

2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.

> Biasanya pengerusi akan meminta Setiausaha membentangkan minit tersebut dengan memberi sedikit penjelasan, jika perlu seperti pembetulan ejaan atau ayat,

> Sekiranya catatan minit mesyuarat menepati seperti yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang lalu, seharusnya minit itu dicadang sah dan disokong atau dicadang sah dengan pindaan,
jika berlaku pindaan dan
disokong.

3. Perkara-perkara berbangkit,

> Ruangan ini mengandungi perkara-perkara yang dibangkitkan dari minit yang lalu .

> Perbincangannya terikat dengan minit yang lalu dan bukan perkara baru yang dimasukkan ke dalam perbincangan.

> Pengerusi tidak perlu layan ahli yang menimbulkan perkara yang tidak tercatat di dalam minit yang lalu.

4. Membentang dan mengesahkan (menerima) Penyata Kewangan yang berakhir pada.......................

> Pengerusi meminta Bendahari membentangkan penyata ini, Bendahari mungkin memberi apa-apa penjelasan mengenainya, kemudian menyerahkan kembali kepada pengerusi untuk dibincang atau minta cadangan sah.

> Perkara penting yang dibincangkan hendaklah dicatat.

> Nama pencadang dan penyokong dalam proses mengesahkan penyata kewangan wajib dicatatkan.

5. Membincangkan Cadangan Mengadakan Gotong-royong.

> Pihak urusetia @ pengerusi perlu memberi gambaran/menyatakan tujuan terlebih dahulu sebelum meminta cadangan tersebut disokong atau sebaliknya.

> Sekiranya mendapat sokongan, mesyuarat atas agenda ini bolehlah diteruskan sehingga selesai atau disambung di dalam Mesyuarat Khas.

> Seperti biasa semua perkara penting yang dibincangkan hendaklah diminitkan.

(6) Hal- hal lain.

Agenda ini membincangkan perkara lain yang tiada di dalam agenda di atas dan perkara-perkara itu direkodkan juga sebagai minit.

(7) Mesyuarat ditangguhkan,

> Merekodkan masa tamat mesyuarat.
> Ucapan terima kasih daripada pengerusi.
> Mencatatkan tarikh dan masa bagi mesyuarat akan datang ( jika mesyuarat ini menetapkannya )

Minit ini diluluskan,
tt
.................................
( nama huruf besar )
Pengerusi .................

Minit ini disahkan pada..................

Dicadang oleh...................

Disokong oleh....................


_______________________tamat___________________

Peringatan,

> Minit ini sebelum dimuktamatkan perlulah disemak oleh pengerusi terlebih dahulu dan boleh juga beliau menandatangani di tempat yang disediakan.

> Tulis nama pencadang dan penyokong sebelum minit ini dimasukkan ke dalam fail Setiausaha sebagai dokumen rujukan persatuan.

> "Minit ini diluluskan" bahagian ini tidak ditandatangan pun tiada masalah tetapi hendaklah disemak oleh beliau (pengerusi) untuk muktamatkan minit sebelum dicetak dan edarkan.

> Nama pencadang dan penyokong tercatat di dalam minit yang baru.

والله آعلم

Tip untuk persatuan.

السلام عليكم

Artikel kali ini saya ingin memaparkan beberapa tip untuk mereka yang memerlukannya khasnya mengenai pengurusan persatuan.

Tip (1).
Setiap kali mesyuarat AJK persatuan perlu ada agenda dan minit, minit itu pula akan berkesinambungan sehinggalah persatuan itu dibubarkan.Kebiasaannya agendanya adalah seperti di bawah ini.
1. Perutusan/ucapan pengerusi,
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu,
3. Perkara-perkara berbangkit,
4. Penyata @ laporan kewangan berakhir pada...
5. Projek @ program yang hendak dibincangkan.
6. Hah-hal lain.

7. Mesyuarat ditangguhkan.

( kecuali mesyuarat khas, mungkin agendanya berbeza - Minit/laporan mesyuarat khas hendahlah dilaporkan di dalam mesyuarat AJK pada kali berikutnya dan diminitkan pula di dalam minit AJK ).

 Tip (2).
(1) Mesyuarat Pertama AJK baru hendaklah menggunakan minit mesyuarat terakhir AJK yang telah lalu ( minit mesyuarat persediaan Mesyuarat Agung )
(2) Perkara yang mungkin dibincangkan ialah,
(i) Projek @ program yang belum selesai dan perbelanjaan Mesyuarat Agung yang telah lalu sama ada anggarannya berbaki @ tidak mencukupi, perlu dimuktamat @ diminitkan.
(ii) Merancang projek @ program bagi sesi semasa.
(iii) Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang baru lepas ( jika ada ).
(iv) Menyemak catatan minit Mesyuarat Agung yang baru lepas supaya dapat dikemaskini dan tidak menimbulkan kekecohan @ kekaburan apabila dibentangkan di dalam Mesyuarat Agung akan datang - disimpan dengan baik oleh Setiausaha Kehormat.
(v) Senaraikan nama AJK lengkap dengan maklumat diri utk rujukan berbagai pihak @ kemudahan berurusan.

Di antara catatan minit di atas akan dibangkitkan semula pada mesyuarat akan datang , maka berlakulah kesinambungan minitnya.

Tip (3).
Tindakan- tindakan berkaitan dengan mesyuarat.

Tindakan-tindakan pra- mesyuarat.
> Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan yang berkenaan hendaklah berunding sesama mereka utk menentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat.

Pengerusi dan urusetia hendaklah membuat anggaran masa bagi setiap agenda/perkara yang dibincangkan.

  > Membuat tempahan tempat mesyuarat dengan memaklumkan tarikh, masa mula dan masa dijangka berakhir, bilangan yang akan hadir dan peralatan yang diperlukan.

  > Setiausaha hendaklah menyediakan salinan minit mesyuarat yang lalu cukup utk ahli mesyuarat,

  > Menghantar surat jemputan ke mesyuarat dua @ seminggu sebelum mesyuarat.
Surat jemputan itu perlu bersamanya agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu. 

Tip (4).
Tindakan-tindakan semasa mesyuarat.
  Mencatatkan minit mesyuarat;
Minit mesyuarat hendaklah direkod dan dicatatkan perkara-perkara berikut,
(i) Pastikan setiap ahli yang hadir mencatatkan nama dan tandatangan di dalam buku daftar kehadiran, semua nama-nama tersebut diminit @ direkod di dalam lembaran minit mesyuarat.
(ii) Mencatatkan perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat.
(ii) Keputusan-keputusan yang dibuat.
(iii) Tindakan-tindakan susulan yang perlu dilakukan oleh AJK tertentu.
Semua perkara tersebut hendaklah direkodkan dengan cermat dan tepat.

Tip (5).
Tindakan-tindakan selepas mesyuarat.

(i) Penyediaan minit mesyuarat.
Draf minit mesyuarat perlulah diserahkan kepada pengerusi jawatankuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan serta kelulusan , selepas itu barulah dimuktamatkan sebagai minit.
(ii) Minit mesyuarat yang telah diluluskan ( bukan disahkan ) hendaklah diedarkan kepada AJK secepat mungkin utk tindakan.
(iii) Format minit mesyuarat hendaklah disusun mengikut susunan agenda mesyuarat.
( Format Minit Mesyuarat yang dianjurkan JPA lebih utama utk dicontohi ).

Contoh Format minit mesyuarat akan menyusul....