Sunday, April 15, 2012

Tindakan AJK persatuan selepas Mesyuarat Agung Pertama.(panduan)

Salam semua.

Pada hematku.
Mengurus dan mentadbirkan persatuan akan menjadi lebih senang kalau mereka yang terlibat mengetahui prosedurnya tetapi kalau berkeadaan sebaliknya akan menimbulkan banyak masalah, malah mungkin juga melanggar peraturan persatuan dan undang-undang negara, tertubuhnya sesuatu persatuan adalah bermula dengan inisiatif beberapa individu tertentu yang prihatin terhadap kehidupan masyarakatnya sehinggalah tertubuhnya persatuan sama ada  persatuan penduduk, koperasi atau seumpamanya di peringkat penaja, setelah peringkat penaja menjadi matang atau didaftarkan oleh Jabatan Pendaftaran Pertubuhan  barulah diadakan Mesyuarat Agung Pertama bagi persatuan tersebut dengan mematuhi peraturan yang diluluskan pihak Jabatan Pendaftaran Pertubuhan.
Tindakan selepas Mesyuarat Agung Pertama.
Ahli Jawatankuasa yang terlantik di dalam Mesyuarat Agung akan mentadbirkan persatuan secara sah dari segi undang-undang, mereka ini bukan lagi Ahli Jawatankuasa Penaja tetapi Ahli Jawatankuasa (AJK) yang sah atau sempurna dan  berkuasa mengikut perlembagaan persatuan tersebut berbanding dengan Ahli Jawatankuasa Penaja sebelumnya. Di mana AJK Penaja tidak mempunyai apa-apa peraturan yang wajib diikuti melainkan akan melaksanakan pentadbirannya mengikut amalan biasa atas semangat peraturan persatuan secara umum dan pengalaman AJKnya.
Berbalik kepada tindakan selepas Mesyuarat Agung, selepas Mesyuarat Agung sudah tentulah pengerusi, timbalan pengerusi,Setiausaha dan Bendahari duduk bersama berbincang untuk menentukan tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Pertama serta membentuk agenda yang merangkumi Perancangan Tahunan supaya mereka lebih memahami terhadap apa yang dirancangkan berbanding dengan AJK Biasa semasa mesyuarat berjalan nanti.Ajk lain biasanya akan bergantung harap kepada mereka yang memegang jawatan utama. Perkara ini bukanlah peraturan tetapi ianya lebih kepada kesatuan fikrah untuk melancar dan melicinkan pelaksanaan  Perancangan Tahunan.Cara begini akan lebih berkualiti berbanding dengan mesyuarat yang hanya dirancang oleh pengerusi seorang sahaja, kerana mesyuarat ini merupakan mesyuarat pertama yang akan diminitkan semua perancangan tahunan. Item perancangan itu akan dilaksanakan satu demi satu mengikut kesesuaian masanya yang akan dibincangkan di dalam mesyuarat-mesyuarat AJK akan datang.
Mesyuarat Jawatankuasa Kali Pertama.  
Mesyuarat Jawatankuasa Kali Pertama akan menggunakan minit mesyuarat terakhir Mesyuarat AJK Penaja ( Selepas Mesyuarat Agung Kali Kedua,Ketiga  atau lain-lain pun hampir sama sahaja kecuali Perancangan Tahunan berbeza kerana Persatuan yang baru ditubuhkan masih mempunyai banyak perkara yang perlu dilengkapkan).
 Penggunaan minit terakhir diperlukan kerana di sana terdapat perkara-perkara yang perlu dibangkitkan di atas perancangan dan anggaran perbelanjaan dan sebagainya yang berlaku dan disebut serta dicatatkan di dalam minit tersebut, tegasnya minit mesyuarat Jawatankuasa wajib berkesinambungan dengan mesyuarat-mesyuarat AJK seterusnya sehingga sesuatu persatuan itu digubarkan. Manakala Minit Mesyuarat Agung akan berkesinambungan dengan minit Mesyuarat Agung yang telah lalu. Dalam Mesyuarat AJK Pertama ini Minit Mesyuarat Agung mempunyai keperluannya untuk ditunjuk dan sama-sama menyemak oleh AJK iaitu memastikan bahawa minit itu telah disusun dan ditulis semula daripada "draf"nya dengan betul dan AJK sama-sama bertanggungjawab atas kesahihan atau tidaknya minit tersebut, minit ini disimpan sehingga tibanya Mesyuarat Agung kali berikutnya pula,selain itu minit Mesyuarat Agung perlu juga dihantar salinannya ke Jabatan Pendaftaran  Pertubuhan, cabutan minit ini juga diperlukan untuk urusan bank, perkara seterusnya yang perlu dititik beratkan ialah Usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang baru lalu (jika ada ) kerana usul-usul itu perlu dilaksana dan direalisasikan oleh AJK dan dibincangkan di dalam Mesyuarat AJK Pertama.
Agenda yang sesuai untuk Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pertama.
1. Ucapan aluan pengerusi.
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit.
4. Membentang dan menerima Penyata Kewangan yang berakhir pada...... ( akhir bulan sebelum mesyuarat ) 
5. Membincangkan perancangan tahunan bagi Tahun 2012 ( contoh )
6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang lalu.
7. Hal-hal lain.

Peralihan AJK Persatuan (Penaja) kepada AJK Persatuan Berdaftar.
Setelah Mesyuarat Agung Pertama barulah terlantik AJK persatuan yang baru didaftarkan itu, oleh itu banyaklah lagi perkara yang akan dikemaskan atau ditambah bagi memantapkan persatuan, mungkin AJK yang baru dilantik ini ingin menubuhkan beberapa biro tertentu bagi menggerakkan aktivitinya, kalau ada keinginan demikian, perkara ini perlulah disenaraikan di dalam Rancangan Tahunan, kemudian diikuti dengan membincangkan penubuhan biro-biro ini di dalam satu agenda khas untuknya, kerana, mungkin mustahak juga untuk AJK menentukan senarai bidang tugas biro-biro supaya tidak berlaku pertindihan tugas atau salah faham di antara biro yang diwujudkan.Atau mungkin juga sebahagian AJK tidak bersetuju untuk menubuhkan biro-biro tersebut dengan alasannya masing-masing, kalau perkara ini berlaku maka hendaklah mengikut suara yang terbanyak.( undian perlu dilakukan )
Persetujuan bersama.
Dalam amalan persatuan persetujuan bersama adalah wajib, tiada AJK yang mengenepikan pandangan atau membelakangkan AJK yang lain kerana mereka semuanya dilantik di dalam Mesyuarat Agung, oleh itu sesuatu aktiviti yang hendak dilakukan hendaklah mendapat persetujuan mesyuarat AJK terlebih dahulu, sekurang-kurangnya 2/3 daripada mereka terutamanya dalam hal perbelanjaan, dalam hal kewangan  tiada siapa pun boleh secara bersendirian membelanjakannya termasuk Bendahari persatuan kecuali setelah diluluskan oleh mesyuarat AJK. 

BERSATU TEGUH BERCERAI ROBOH.
PERMUAFAKATAN MEMBAWA BERKAT.


Sekian...wallahu aklam.




No comments: