Panduan untuk Pra Mesyuarat, Kendali Mesyuarat dan Selepas Mesyuarat.

Salam semua.

Dalam artikel yang telah lalu saya menulis mengenai

Tindakan AJK persatuan selepas Mesyuarat Agung Pertama.(panduan).

Kali ini saya ingin menyentuh pula berkaitan dengan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sebelum mesyuarat atau pra mesyuarat, cara mengendalikan mesyuarat, perkara  ini lebih fokus kepada pengerusi mesyuarat dan tindakan selepas mesyuarat lebih menjurus kepada tugas setiausaha persatuan.  

1.Tindakan Pra Mesyuarat.

Persediaan sebelum mesyuarat atau Pra Mesyuarat tidak kurang pentingnya, sekiranya persediaannya tidak sempurna akan mengendalakan atau mengganggu fikiran setiausaha ketika mesyuarat berjalan, malah boleh  mengganggu keseluruhan mesyuarat itu, sebagai contoh bilik mesyuarat tidak boleh dibuka kerana setiusaha terlupa mengingatkan pemegang kunci bilik tersebut, kalau perkara ini berlaku keseluruhan AJK yang hadir akan terpaksa berpindah tempat dan terpaksa mencari tempat yang lain yang belum tentu boleh mendapatkannya dengan segera, lebih teruk lagi mesyuarat hari itu terpaksa dibatalkan, begitulah di antara andaiannya.

Tegasnya ketika pra mesyuarat setiausaha perlu membuat beberapa persediaan dan tindakan untuk melancarkan perjalanan mesyuarat di antaranya;

1.Membuat tempahan tempat atau bilik mesyuarat.

2.Membuat tempahan makanan untuk AJK dengan menetapkan masa yang khusus kepada pembekal.

3.Memastikan Bendahari telah menyediakan Penyata Kewangan yang akan dibentang dan terima oleh AJK di dalam mesyuarat nanti.

4.Mengutuskan surat jemputan/notis mesyuarat dalam tempoh masa yang sesuai atau mengikut perlembagaan persatuan.

5.Meyediakan atau mencetak secukupnya minit mesyuarat yang akan digunakan di dalam mesyuarat tersebut.

6.Menyediakan buku pendaftaran kehadiran AJK untuk AJK menulis nama mereka dan menandatanganinya sebagai bukti kehadiran ke mesyuarat.

7.Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan mesyuarat tersebut hendaklah dibawa bersama ke mesyuarat.

8. Memastikan surat jemputan disertakan dengan minit mesyuarat yang telah lalu dan Penyata Kewangan yang disediakan oleh Bendahari supaya AJK dapat menyemaknya sebelum hadir mesyuarat, dengan cara ini mesyuarat akan lebih berkualiti.

8.Dan lain-lain keperluan yang relevan dengan mesyuarat tersebut.

 2.Kendali Mesyuarat/sedang mesyuarat.

Semua sedia maklum bahawa mesyuarat dikendalikan oleh pengerusi mesyuarat, mesyuarat akan berjalan lancar sekiranya pengerusi betul-betul memahami prosedurnya.Perkara penting di dalam mesyuarat ialah agendanya, agenda adalah tajuk-tajuk tertentu yang dibincangkan mengikut gilirannya, pengerusi hendaklah sentiasa peka dengan tajuk-tajuk tersebut ketika mesyuarat sedang berjalan, pengerusi hendaklah memastikan ahli-ahlinya tidak berbincang atau menyentuh perkara-perkara yang tidak berkaitan dengan agenda atau tajuk yang sedang dibincangkan, setiap kali ahli hendak memberi pandangan mereka perlulah melakukannya melalui pengerusi dengan menyebut "tuan pengerusi" dan diteruskan dengan pandangannya setelah mendapat kebenaran atau isyarat pengerusi.

Setiap mesyuarat hendaklah berpandukan  agendanya yang tersendiri.

Agenda 1. Ucapan aluan pengerusi.

Agenda ini memberi peluang kepada pengerusi secara berseorang mengucapkan terima kasih di atas kehadiran AJK, disamping itu beliau meluahkan harapannya terhadap mesyuarat dan menyampai sesuatu yang lain yang berkaitan dengan persatuan dalam kadar yang ringkas.

Agenda 2. Membentang dan menyesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.

Dalam hal ini pengerusi hendaklah meminta setiausaha membentangkannya dan diikuti dengan penjelasan ringkas jika perlu. Item ini sebenarnya berfokus kepada minit mesyuarat yang sedang disemak itu sahaja, sama ada ianya telah dicatatkan dengan betul  seperti mana yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang telah lalu, sekiranya terdapat kelainan dan tidak sama dengan apa yang telah dibincangkan dalam sesi mesyuarat yang telah lalu, maka minit tersebut perlulah dibuat pembetulan, setelah pembetulan dibuat dan semua berpuas hati, salah seorang daripada AJK hendaklah mencadangkan minit tersebut diterima atau disahkan dan seorang lagi menyokong, semua perbincangan tersebut hendaklah dicatat dengan teliti supaya minit akan datang tidak timbul lagi masalah catatan tidak tepat dan terpaksa membuat pembetulan.Kesilapan dalam mencatatkan angka berkaitan dengan kewangan akibatnya besar, mungkin juga menimbulkan fitnah.Mereka yang layak cadang terima dan menyokongnya ialah AJK yang hadir di dalam mesyuarat yang telah lalu sahaja.

Agenda 3. Perkara-perkara yang berbangkit.
Agenda ini juga berkisar di sekitar minit yang sedang dibincangkan, semuanya merujuk kepada minit tersebut terutamanya menentukan sama ada tindakan telah dibuat atau belum bagi perkara-perkara yang perlu berbuat demikian oleh pihak yang berkenaan, untuk mempercepat dan melicinkan perjalanan mesyuarat pengerusi hendaklah meminta setiausaha memberi penjelasan ringkas terlebih dahulu tentang tindakan yang telah dilakukan atau belum dilakukan, mana-mana bahagian yang belum jelas atau masih samar AJK bolehlah bangkitkan atau bertanya perkara berkenaan.
Kesilapan yang sering barlaku dalam agenda ini AJK yang kurang faham prosedur mesyuarat akan bertanya atau membangkitkan perkara-perkara yang tidak berkaitan dengan minit yang sedang dibincangkan , jika perkara ini berlaku pengerusi hendaklah menyekatnya daripada mengheret berbincangan pada perkara lain yang akan mencuri masa yang dikhaskan untuk agenda yang telah ditetapkan dan meminta AJK tersebut mengemukakannya di dalam agenda "Hal-hal lain" nanti. Sebenarnya inilah perkara atau penyakit yang menyebabkan masa yang diambil untuk sesuatu mesyuarat itu memakan masa yang agak panjang sebelum boleh  ditangguhkan. Apa pun alasan pengerusi hendaklah peka dalam hal ini.

Agenda 4. Membentang dan menerima Penyata Kewangan yang berakhir pada......( akhir bulan, bulan sebelum mesyuarat ).

Pengerusi meminta Bendahari membentangkannya (penyata tersebut telah berada di tangan masing-masing), Bendahari akan memberi penjelasan ringkas dan disemak oleh AJK, setelah selesai pengerusi memberi peluang kepada AJK untuk bertanya perkara yang belun jelas, jika ada, sekiranya semua AJK berpuas hati, pengerusi meminta AJK mencadangkan Penyata Kewangan diterima atau disahkan, kemudian diikuti dengan seorang penyokong, semua perbincangan yang penting dicatatkan sebagai minit mesyuarat.
Agenda disediakan mengikut keperluan mesyuarat.
Agenda akan disediakan mengikut keperluan mesyuarat tetapi agenda 1 sehingga 4 di atas merupakan agenda tetap di mana ianya dibincangkan dalam setiap Mesyuarat Ahli Jawatankuasa dan yang akhir sekali ialah agenda "Hal-hal lain".

Agenda. Hal-hal lain.

Agenda ini membincangkan perkara umum atau  apa sahaja perkara yang berkaitan dan belum dibincangkan dan tidak disediakan di dalam agenda di atas, kalau perkara tersebut penting seeloknya AJK meminta agenda yang sedia ada itu ditambah dengan perkara yang dikatakan penting itu ( dengan persetujuan )
Dalam agenda ini juga pengerusi boleh mengajak AJK memikir dan menetapkan tarikh mesyuarat berikutnya

3.Tindakan selepas mesyuarat.

1. Setiausaha hendaklah memastikan AJK yang hadir menulis nama dan menandatanganinya di dalam buku kehadiran yang disediakan.
2. Bilik mesyuarat ditutup dan kunci (jika tiada pembantu), segala peralatan tidak ditinggalkan di dalam bilik mesyuarat.
3. Minit mesyuarat hendaklah ditulis secepat mungkin supaya "draf" minit dapat dimurnikan dengan baik.
4. Setelah selesai menulis minit, minit itu hendaklah diserahkan kepada AJK terutama kepada AJK yang terlibat dengan  membuat tindakan seperti tercatat di dalam minit.
Sudah tentu banyak lagi perkara penting yang tidak disebutkan di sini, artikel ini sekadar mengimbau kembali pengalaman yang lalu yang masih dalam ingatan, disediakan di dalam laman sosial ini semata-mata ingin merealisasikan apa yang dipesankan oleh Nabi Muhammad.s.a.w supaya kita sentiasa membuat kebaikan dan kebajikan di atas muka bumi Allah.Ilmu pengetahuan yang dimiliki bukanlah hak milik kita tetapi ianya hak Allah

Sekian...wallahu aklam.