Haiwan yg suka melompat ialah KATAK.Kalau kita manusia melompat macam katak, salah-salah lompat nanti masuk longkang.Longkang pula di salahkan, dia kata, kenapalah longkang tu kat depan aku.Padahal dia suka lompat, bila tempat dulu kering dia akan melompat cari tempat yang sejuk dan redup. Entahlah manusia.....
Kerana hasutan menjadi keliru. Itu bukan pahlawan jati. Perlu ke sekolah untuk berguru. Untuk menambah jati diri. Menjadi pahlawan tangguh dulu. Biar orang lain ganti diri.
Mesyuarat Agung PIBG merupakan upacara kemuncak tahunan bagi ahli PIBG dan warga sekolah.
___________________________________________
Status Majlis. Majlis Mesyuarat Agung PIBG adalah majlis PIBG bukan majlis sekolah oleh itu guru-guru yang hadir pada hari tersebut adalah sebagai ahli PIBG. Kadang-kadang hal ini mereka tidak sedari, Ada juga sekolah mengadakan aktiviti tertentu pada hari tersebut, Keadaan itu telah menjadikan majlis tersebut majlis bersama, di mana PIBG menguruskan hal berkaitan dengan Mesyuarat Agung. Manakala pihak sekolah akan mengendalikan aktiviti mereka. Peranan PIBG hanyalah sebagai penambahbaikan dan membantu pihak sekolah dalam bidang tertentu sahaja, PIBG tidak boleh mentadbir dan mencapuri hal pentadbiran sekolah, Perkara ini jelas diterangkan di dalam perlembagaannya. ___________________________________________
Penetapan untuk mengadakan Mesyuarat Agung diputuskan di dalam mesyuarat Jawatankuasa, biasanya agenda mesyuarat AJK adalah seperti berikut.
Agenda Mesyuarat. 1. Ucapan aluan pengerusi. 2.Ucapan ringkas penasihat. 3. Membentang dan menyesahkan minit yang telah lalu. 4. Perkara-perkara berbangkit. 5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada............ 6. Membincangkan Penetapan Tarikh dan Mesyuarat Agung 2009. 7. Membincang usul-usul AJK yang akan dibawa ke Mesyuarat Agung.(jika ada). 8. Membincang dan meluluskan perbelanjaan Mesyuarat Agung. 9. Hal-hal lain.
_______________________________________
Mesyuarat Khas Persediaan Mesayuarat Agung 2009. (akan diadakan jika perlu)
_________________________________________
Buku Laporan Mesyuarat Agung Tahunan PIBG biasanya mengandungi Laporan Aktiviti Tahunan PIBG, Laporan Majlis Perasmian Mesyuarat Agung , Minit Mesyuarat Agung Tahunan dan Laporan Kemajuan Sekolah.
Gambar Hiasan
_________________________________________
Agenda Mesyuarat Agung. ( sedutan dari perlembagaan )
1) Ucapan Pengerusi;
2) Membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu;
3) Membentang dan menerima Laporan Tahunan;
4) Membentang, menerima dan meluluskan Penyata Kewangan berakhir 31 Disember 2008 - (tahun sebelumnya);
5) Membahaskan usul, jika ada;
6) Pemilihan Jawatankuasa PIBG bagi tahun berkenaan;
7) Pemilihan Juru Audit Dalaman;
8) Ucapan penangguhan/ hal-hal lain.
__________________________________________
Mesyuarat Agung Tahunan. PIBG. SMK........................ .......................................... Sesi 2008/2009.
2.Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung yang telah lalu. 2.1................................................................................................................ 2.2................................................................................................................ 2.3................................................................................................................
3.Membentang dan Menerima Laporan Aktiviti Tahunan Sesi 2008 / 2009. 3.1................................................................................................................. 3.2................................................................................................................ 3.3............................................................................................................... 4.Membentang dan Mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir pada 31. Disember 2008. 4.1.....................................................................................................................4.2..................................................................................................................4.3..................................................................................................................
5. Membahaskan usul-usul ( jika ada ) 5.1.................................................................................................................. 5.2.................................................................................................................. 5.3................................................................................................................. 6. Melantik Ahli Jawatankuasa Sesi 2009/ 2010. ( seperti bilangannya di dalam perlembagaan) 6.1................................................................................................................. 6.2................................................................................................................ 6.3................................................................................................................
7. Memilih dan melantik ( dua ) Juru Audit Dalaman. 7.1................................................................................................................ 7.2................................................................................................................ 7.3.................................................................................................................
Minit mesyuarat ini disahkan pada.................................................................
Nama Pencadang:..........................................................................................
Nama Penyokong:..........................................................................................
..............t.t............................... Yang Di Pertua. PIBG.SMK........................................................................ ............................................................... _____________________________________________
Senarai Kehadiran Mesyuarat Agung Sesi 2007/2008. 1.............................................................................................. 2............................................................................................. 3............................................................................................. 4............................................................................................. 5....................................... seterusnya..................................._______________________________________________________
(5) Laporan Pengetua Sekolah.
Laporan ini disediakan oleh pihak sekolah, Laporan tersebut bertujuan menyampaikan maklumat tentang perkembangan semasa sekolah terutamanya mengenai kemajuan kurikulum , ko.kurikulum dan sukan kepada para ahli PIBG ( Waris pelajar ). _________________________________________
Peringatan: (1) Tiada "agenda perkara-perkara berbangkit" di dalam Mesyuarat Agung. ( Lojiknya agenda ini tidak sesuai untuk Mesyuarat Agung kerana kehadiran yang ramai boleh menyebabkan mesyuarat berlanjutan dan susah hendak ditangguhkan ). (ii) Hal-hal lain boleh disatukan dengan ucapan penangguhan. (iii) Pengerusi Mesyuarat tidak perlu dilantik orang lain untuk mempengurusikan mesyuarat pada hari tersebut kerana Pengerusi ( Yang Di Pertua ) salah satu tugasnya ialah mempengerusikan semua mesyuarat ( Mesyuarat AJK dan Mesyuarat Agung ) (iv) Mesyuarat AJK kali pertama menggunakan Minit Mesyuarat AJK terakhir sesi yang lepas. (v) Minit Mesyuarat Agung bersambung dengan Minit Mesyuarat Agung.
________________________________________________
Semua contoh minit mesyuarat yang telah dipamerkan itu bukan hanya untuk PIBG sahaja tetapi boleh disesuaikan dengan mana-mana persatuan atau mesyuarat sektor awam sekali pun.
Tiada manusia di dunia ini mendapat ilmu pengetahuan tanpa bantuan dan sumbangan orang lain,
Ilmu yang hidup ialah ilmu yang sentiasa disampaikan atau diamalkan.
_________________________________________________
Paparan ini semestinya mempunyai banyak kekurangan dan kelemahannya, walau bagaimanapun kekuatan yang terdapat padanya boleh dimanfaatkan.
Minit ini dipamerkan untuk dilihat pergerakan dan kesinambungannya dari mesyuarat pertama ke mesyuarat kedua disamping mengesan perbezaannya. Para pembaca tidak akan dapat mengesan sepenuhnya kerana minit ini hanya format sahaja tanpa butiran lengkap.
Agenda mesyuarat: 1. ucapan aluan pengerusi. 2. ucapan ringkas penasihat. 3. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu. 4. Perkara-perkara berbangkit. 5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada............2009. 6. Membincangkan Cadangan Menganjurkan Aktiviti Jogathon dan Kutipan Derma. 7. Hal-hal lain.
Ahli Tidak Hadir. 1................................................................( dengan maaf ) 2...............................................................( dengan maaf ) 3...............................................................( tanpa surat ) Turut Hadir. Tuan Hj. Sadiq bin Soleh. ( Penasihat)
1. Ucapan aluan pengerusi. 1.1……………………………………………. 1.2……………………………………………. 1.3……………………………………………. Dan seterusnya.
2. Ucapan ringkas penasihat. 2.1……………………………………………. 2.2……………………………………………. 2.3……………………………………………. Dan seterusnya.
3. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu. 3.1……………………………………………… 3.2…………………………………………….. 3.3……………………………………………… Dan seterusnya.
4. Perkara-perkara yang berbangkit. 4.1……………………………………………… 4.2……………………………………………… 4.3……………………………………………… Dan seterusnya. 5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada………………………….2009. 5.1……………………………………………….. 5.2……………………………………………….. 5.3……………………………………………… Dan seterusnya.
Tindakan: Bendahari
6. Membincangkan Cadangan Menganjurkan aktiviti Jogathon dan Kutipan Derma.. 6.1……………………………………………… 6.2………………………………………………. 6.3………………………………………………. Dan seterusnya.
Tindakan: Setiausaha / Biro Sukan.
7. Hal-hal lain. 7.1………………………………………………… 7.2………………………………………………… 7.3………………………………………………… Dan seterusnya.
Mesyuarat yang akan datang akan diadakan pada.................................2009.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam.............................
Minit ini disahkan pada…………………………………………………2009.
Pencadang…………………….(nama)……………………………….
Penyokong…………………….(nama)………………………………
Pencatat: Puan Hasnah bit Yasin.
……………tt……………………….. ( IBRAHIM BIN AHMAD) Pengerusi. Persatuan Ibubapa Dan Guru. SMK……………………….. Alor Setar. Kedah Darul Aman.
Rakan-rakan maya sekalian, sekali lagi kita bertemu di alam maya ini, saya masih berbincang perkara yang sama tetapi kali ini agaknya kita sama-sama berada di penghujung perbincangan. Respon anda semua telah memberi semangat kepada saya untuk terus menulis tajuk ini, seperti disebut diawal perbincangan, ini semua adalah untuk tatapan dan ikutan angkatan pelapis, atas tujuan itulah memaksa saya mencari kesahihan prosedur yang betul untuk menulis minit mesyuarat terutamanya bagi sektor kerajaan dan Badan bukan kerajaan (NGO). Sektor swasta ( perniagaan ) biasanya mempunyai format dan borangnya yang tertentu untuk diikuti dan diisi oleh pencatat atau setiausahanya.
Setelah melalui perbincangan dengan kekawan maya dan juga membuat semakan melalui google mengenai perkara berkaitan menjadikan saya semakin kuat dan taassub kepada cara pilihan dan amalan yang saya pernah praktikkan pada masa yang telah lalu. Oleh itu saya peturunkan di bawah ini dua contoh format minit mesyuarat yang dimaksudkan.
_______________________________________
Agenda Mesyuarat. 1. Ucapan aluan pengerusi. 2.Ucapan ringkas penasihat. 3. Membentang dan menyesahkan minit yang telah lalu. 4. Perkara-perkara berbangkit. 5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada............ 6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesayuarat Agung yang telah lalu. 7. Membincang dan meluluskan Peruntukan Perbelanjaan Biro-Biro. 8. Membincangkan Aktiviti Tahunan ( 2009 ) 9. Hal-hal lain.
Contoh Minit Mesyuarat:( Format A ).
Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa PIBG. Kali Pertama. SMK................................................. Alor Setar, Kedah Darul Aman. Sesi 2008/2009.
Ahli Tidak Hadir. 1................................................................ 2............................................................... 3...............................................................
Turut Hadir. Tuan Hj. Sadiq bin Soleh. ( Penasihat)
1. Ucapan aluan pengerusi. 1.1……………………………………………. 1.2……………………………………………. 1.3……………………………………………. Dan seterusnya.
2. Ucapan ringkas penasihat. 2.1……………………………………………. 2.2……………………………………………. 2.3……………………………………………. Dan seterusnya.
3. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu. 3.1……………………………………………… 3.2…………………………………………….. 3.3……………………………………………… Dan seterusnya.
4. Perkara-perkara yang berbangkit. 4.1……………………………………………… 4.2……………………………………………… 4.3……………………………………………… Dan seterusnya.
5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada………………………….2009. 5.1……………………………………………….. 5.2……………………………………………….. 5.3……………………………………………… Dan seterusnya.
6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesyuarat Agung yang telah lalu. 6.1……………………………………………… 6.2………………………………………………. 6.3………………………………………………. Dan seterusnya. Tindakan: Setiausaha / Bendahari.
7. Membincang dan meluluskan Peruntukan Perbelanjaan Biro-Biro. 7.1………………………………………………… 7.2………………………………………………… 7.3………………………………………………… Dan seterusnya.
Tindakan: Bendahari / Semua Ketua Biro.
8. Membincangkan Aktiviti Tahunan ( 2009 ) 8.1................................................. 8.2................................................ 8.3............................................... dan seterusnya.
Tindakan: Semua Ketua Biro.
9. Hal-hal lain. 9.1………………………………………. 9.2………………………………………. 9.3……………………………………… Dan seterusnya.
Mesyuarat akan datang akan diadakan pada.................................2009.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam.............................
Minit ini disahkan pada…………………………………………………2009.
Pencadang…………………….(nama)……………………………….
Penyokong…………………….(nama)………………………………
Pencatat: Puan Hasnah bt Yasin.
Disediakan oleh.
……………tt………………………. ( MOHD.ALI BIN MOHD.NOH) Setiausaha. Persatuan Ibubapa Dan Guru, SMK……………………… Alor Setar, Kedah Darul Aman.
Disemak oleh.
……………tt……………………….. ( IBRAHIM BIN AHMAD) Pengerusi. Persatuan Ibubapa Dan Guru. SMK……………………….. Alor Setar. Kedah Darul Aman. ____________________________________________________
Format B. ( Lihat Perbezaan )
Contoh Minit Mesyuarat Format B.
Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa PIBG. Kali Pertama. SMK................................................. Alor Setar, Kedah Darul Aman. Sesi 2008/2009.
Ahli Tidak Hadir. 1................................................................( dengan maaf ) 2...............................................................( dengan maaf ) 3............................................................... Turut Hadir. Tuan Hj. Sadiq bin Soleh. ( Penasihat)
1. Ucapan aluan pengerusi. 1.1……………………………………………. 1.2……………………………………………. 1.3……………………………………………. Dan seterusnya.
2. Ucapan ringkas penasihat. 2.1……………………………………………. 2.2……………………………………………. 2.3……………………………………………. Dan seterusnya.
3. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu. 3.1……………………………………………… 3.2…………………………………………….. 3.3……………………………………………… Dan seterusnya.
4. Perkara-perkara yang berbangkit. 4.1……………………………………………… 4.2……………………………………………… 4.3……………………………………………… Dan seterusnya. 5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada………………………….2009. 5.1……………………………………………….. 5.2……………………………………………….. 5.3……………………………………………… Dan seterusnya.
6. Membincangkan usul-usul yang diterima di dalam Mesayuarat Agung yang telah lalu. 6.1……………………………………………… 6.2………………………………………………. 6.3………………………………………………. Dan seterusnya.
Tindakan: Setiausaha .
7. Membincang dan meluluskan Peruntukan Perbelajaan Biro-Biro. 7.1………………………………………………… 7.2………………………………………………… 7.3………………………………………………… Dan seterusnya.
Tindakan: Bendahari / Semua Ketua Biro.
8. Membincangkan Aktiviti Tahunan ( 2009 ) 8.1................................................. 8.2................................................ 8.3............................................... dan seterusnya.
9. Hal-hal lain. 9.1………………………………………. 9.2………………………………………. 9.3……………………………………… Dan seterusnya
Mesyuarat yang akan datang akan diadakan pada.................................2009.
Mesyuarat ini ditangguhkan pada jam.............................
Minit ini disahkan pada…………………………………………………2009.
Pencadang…………………….(nama)……………………………….
Penyokong…………………….(nama)………………………………
( Nama pencadang dan penyokong ini diambil dari minit yang kedua setelah minit ini disahkan kerana minit pertama ini disahkan di dalam mesyuarat kedua )
Pencatat: Puan Hasnah bit Yasin.
……………tt……………………….. ( IBRAHIM BIN AHMAD) Pengerusi. Persatuan Ibubapa Dan Guru. SMK……………………….. Alor Setar. Kedah Darul Aman.
Salam, Nak ulas sikit je. pada ruangan tdak hadir biasanya ada dalam kurungan (dengan maaf). Sebab biasanya yang tak hadir mesyuarat ada alasan. kalau tak ada (dengan maaf) maknanya saja tak mau hadir tanpa alasan. Itupun penting untuk menilai prestasi ahli mesyuarat. Sekian je. Majulah mesyuarat untuk negara.
hmm... lebih kurang sama dgn apa yg diamalkan selama ini... cuma pengesahan minit mesyuarat, sya letakkannya di bawah satu agenda iaitu selepas ucapan pengerusi... dan endingnya hanya ada kolum utk disemak oleh dan disahkan oleh...
apa pun... terima kasih sbb sudi bkongsi di sini...
Terima kasih, memang agenda itu berada di tempat kedua seperti saya sebutkan dahulu. Cuma apabila mesyuarat PIBG misalnya, kekadang kita beri peluang kpd penasihat untuk berucap, jadi agenda tersebut diturunkan ke tempat ketiga.
Sebenarnya saya bersetuju kolum pertama itu ditulis disediakan oleh dan kolum kedua pula disemak oleh bukan disahkan oleh.
Kalau ditulis disahkan oleh dengan siap tandatangannya sekali, kemudian di dalam mesyuarat berlaku pindaan, apakah kesannya,
Pada saya pengesahan yang ditandangan itu tidak boleh sengaja kita membawa maknanya kepada yang lain kerana minit mesyuarat bukan seperti laporan biasa atau surat menyurat.
Sebenarnya ada lagi contoh minit mesyuarat yang saya sebut dahulu iaitu yang menggunakan tiga kolum tetapi saya tidak pandai masukkan ke dalam blog ini sebagai contoh.
Disamping kita berkongsi pengalaman tujuan saya ialah ingin mengetahui dan mendapat kepastian format minit yang dianjurkan oleh JPA, kalau dapat melihat contohnya yang lengkap, maka keraguan saya akan terlerai, kalau tidak salah saya terdapat cara atau format minit yang tidak diterima oleh JPA.
Diharap kita sama-sama mendapat manfaat hasil perbincangan ini.
Sekian.Wassalam.
February 3, 2009 3:46 PM
Ianho said...
Cadangan saja. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu. Dalam agenda ini telah menyatakan pengesahan minit. Sepatutnya terus dicatatkan nama pencadang dan penyokong bagi pengesahan tersebut.Tidak perlu lagi dicatatkan nana pencadang dan penyokong di bahagian bawah minit.
Lanho. Terima kasih kerana memberi respon, anda mungkin tersilap, saya pun hampir terpengaruh tadi, sebenarnya segala apa yang dibincangkan berkaitan minit tersebut dicatat di dalam minit baru, semua catatan masih berada pada pencatat dan akan dibentangkan pada mesyuarat yang akan datang, jadi nama tersebut tiada di dalam minit ini. Nama pencadang dan penyokong yang tercatat di minit ini ialah mengesahkan minit sebelumnya.
Kalau nama itu tidak ditulis bermakna kita kena rujuk minit selepasnya.Sebab nama yang tercatat di dalam minit tersebut untuk minit sebelumnya.
Contoh. Baiklah penjelasan semula lupakan yang itu buat sementara.
Mesyuarat Kali Keempat menggunakan minit Mesyuarat Kali ketiga, sebab itu disebut "mengesahkan minit yang telah lalu" dalam minit ketiga tercatat nama pencadang dan penyokong tetapi nama itu untuk mengesahkan minit yang kedua, manakala minit mesyuarat keempat sedang dalam proses seiring dengan perjalanan mesyuarat dan sedang dicatat oleh pencatat.
Dalam contoh format yang saya beri, saya sebut sebagai Minit Mesyuarat Pertama, mengesahkan minit yang lalu ( merujuk pada agenda hari itu ) bermakna mengesahkan minit mesyuarat pertama. ( minit yang telah tercetak yang berada ditangan)...bukan yang sedang di dalam draf.
Oleh itu mesyuarat ini adalah Mesyuarat kedua dan menggunakan atau membincangkan Minit Mesyuarat Pertama ( minit yang telah lalu )
Haiwan yg suka melompat ialah KATAK.Kalau kita manusia melompat macam katak, salah-salah lompat nanti masuk longkang.Longkang pula di salahkan, dia kata, kenapalah longkang tu kat depan aku.Padahal dia suka lompat, bila tempat dulu kering dia akan melompat cari tempat yang sejuk dan redup.
Entahlah manusia.....
February 5, 2009 6:17 PM
Sdr.Kuntong.
Kita disaran supaya bersatu.
Hidup majmuk bertambah mutu.
Apa akan terjadi pada bangsaku.
Kalau pemimpin banyak kelaku.
kita tiada wang, tiada kuku.
Hanya berdoa pada yang satu.
Agar kehidupan kembali bermutu.
Rakyat hidup mengikut wahyu.
Sekian. Wassalam.
February 5, 2009 7:33 PM
wallahualam,
semoga kerajaan baru lebih elok daripada kerajaan yang sebelumnya
February 5, 2009 10:35 PM
Luth Textile.
Kita rakyat sentiasa berharap tetapi sentiasa ........, Kalau langkah pertama telah tempang, langkah kedua almaklum.
February 5, 2009 11:42 PM
ustaz.
sekali terpijak arang
sepanjang jalan menapak hitam
jika lajak lebih laju
terpatah dayung perahu berkecai
February 6, 2009 8:37 AM
Cikgu.
Begitulah ujian di dunia ini.
Sesiapa pandai memilih jalan.
Dia akan selamat sampai.
Tiada di sana rasa penyesalan.
February 6, 2009 9:56 AM
punca suma ini...wang..wang..wang...
February 6, 2009 11:35 AM
Dee.
Semoga Allah memelihara kita dan keturunan kita sehingga akhirat.
February 6, 2009 12:19 PM
itu dia anak pak salleh
datang dari hujug dunia
rugi benar rakyat memilih
umpama beruk mendapat bunga
mengharap pemimpin memberi jasa
harapkan benar tersalah jua...
February 6, 2009 5:41 PM
Bunga,
Hujan turun menyorok diri.
Takut basah topi dipakai.
Salah pensil mengguris undi.
Kini terkenang nasib diri.
February 7, 2009 8:17 AM
Ayam jantan di pohon ru,
Berkokok kuat jadi kebanga'an;
Kerana hasutan menjadi keliru,
Musuh tersenyum melihat keadaan.
February 7, 2009 12:26 PM
Kerana hasutan menjadi keliru.
Itu bukan pahlawan jati.
Perlu ke sekolah untuk berguru.
Untuk menambah jati diri.
Menjadi pahlawan tangguh dulu.
Biar orang lain ganti diri.
February 7, 2009 2:47 PM