Menguruskan Persatuan Penduduk lebih susah berbanding menubuhkannya.

Artikel ini ditulis berdasarkan pemerhatian dan pengalaman yang pernah dilalui, untuk menubuhkan sesuatu persatuan penduduk di sesuatu tempat hanya memerlukan peraturan atau perlembagaan persatuan yang dirangka seperti yang dikehendaki oleh pihak berkuasa ( Jabatan Pendaftaran  Pertubuhan Malaysia - ROS ) di mana perkara itu pula diuruskan oleh Jawatankuasa Penaja atau Jawatankuasa Sementara. Setelah peraturan atau perlembagaan yang telah siap dirangka dan ditetapkan itu dipersetujui penduduk di dalam suatu perjumpaan atau mesyuarat dan kemudiannya diluluskan oleh Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia. Maka setelah itu Jawatankuasa Penaja menguruskan pula Mesyuarat Agung untuk memilih Jawatankuasa Persatuan seperti yang dikehendaki perlembagaan.Terlantik sahaja Ahli Jawatankuasa, maka wujudlah persatuan penduduk.Setelah itu mulailah AJK persatuan bertanggungjawab sepenuhnya kepada persatuan yang baru ditubuhkan itu dengan merancangkan berbagai program untuk kebajikan penduduk, mengadakan mesyuarat Jawatankuasa, mesyuarat khas dan sebagainya.Perjalanan semuanya itu hendaklah berpandukan perlembagaan atau peraturan persatuan berkenaan.

Peraturan atau perlembagaan untuk sesuatu persatuan agak senang untuk disediakan, Jabatan Pendaftaran Pertubuhan telah menyediakan rangka atau contohnya sebagai panduan oleh itu pihak yang ingin menubuhkan persatuan hanya membuat penyesuaian sahaja, terutamanya nama persatuan, alamat dan lain-lain perkara atau item yang tidak sesuai dengan keperluan mereka.

Kerja-kerja yang dibuat oleh Ahli Jawatankuasa persatuan adalah berbentuk sukarela, walau pun tugas itu sukarela pada asalnya tetapi ianya menjadi tanggungjawab wajib setelah diamanahkan/dilantik  menjadi anggota jawatankuasa di dalam Mesyuarat Agung tahunan.Amanah itu dicatat dengan jelas di dalam perlembagaan atau peraturan persatuan, mereka bukan sahaja diamanahkan oleh ahli, malah amanah itu berkait secara langsung dengan kerajaan. Tentunya Islam mengambil kira dan mengiktiraf amanah ini.Oleh itu AJK dan ahli juga wajib patuh peraturan yang telah ditetapkan itu. Melanggarnya dengan sengaja bermakna tidak amanah kerana situasi itu mengambil tindakan sesuka hati tanpa terikat dengan patah perkataan yang tercatat di dalam perlembagaan atau peraturan, melanggarnya dengan jahil boleh dimaafkan tetapi di sana wajib bertanya dan belajar daripada mereka yang lebih berpengalaman dan mengetahuinya.

Perkara yang kurang sihat di dalam sesuatu persatuan ialah AJknya kurang mahir peraturan persatuan oleh itu mereka tidak mampu melihat keburukan yang akan dialami berkait dengan tanggungjawab diri masing-masing dan tanggungjawab Jabatan Pendaftaran Pertubuhan terhadap persatuan yang mereka dipertanggungjawabkan dan pada masa yang sama mereka melanggar peraturan dan undang-undang negara tanpa disedari.

Perkara yang perlu dipatuhi itu sebenarnya bukanlah sesuatu yang amat sukar tetapi memerlukan sikap yang terbuka, AJK sesuatu persatuan perlu menyemak atau muhasabah diri sama ada mereka telah menguasai atau mengetahui isi kandungan peraturan persatuan mereka, mereka juga perlu memastikan bahawa;
(1) mereka mengetahui perjalanan mesyuarat, mesyuarat yang mengikut peraturan yang diakui.
(2) mengetahui cara mencatat minit mesyuarat, khasnya setiausahanya.
(3) Pengerusi seharusnya mengetahui dengan yakin agenda mesyuarat dan dapat mengawalmesyuarat supaya perbincangan tidak terkeluar daripada lengkungan agenda yang sedang dibincangkan.( sedia agenda sebelum mesyuarat dan minta ajk menyemaknya sama ada patut ditambah atau dikurangkan item agenda yang sedia ada )
(3)  Setiap mesyuarat AJk perlu disediakan minit dan penyata kewangan kecuali mesyuarat khas, mesyuarat khas perlu dicatatkan minitnya dan dibawa bersama minit mesyuarat AJK pada mesyuarat berikutnya untuk makluman atau seumpamanya.
(4) Minit mesyuarat dan penyata kewangan kesinambungannya ditunjukkan pada setiap mesyuarat ajk. Penyata kewangan disertakan bersama minit mesyuarat setiap kali mesyuarat ajk.

Tanpa mempraktikkan amalan di atas perjalanan sesuatu persatuan akan bercelaru dan sukar dikesan aktiviti yang telah mereka laksanakan pada masa yang lalu. Kalau gagal menyediakan minit mesyuarat dan penyata kewangan  mengikut peraturan dan tertibnya perjalanan persatuan menyamai kerjabuat yang dilaksanakan orang perseorangan yang tidak memerlukan apa-apa catatan atau terpulanglah pada dirinya sama ada mahu mencatat atau merekodkan apa-apa yang telah dilaksanakan.

Korum mesyuarat jawatankuasa terkadang menjadi masalah, tanpa korum yang cukup mesyuarat tidak boleh dijalankan, biasanya kehadiran 2/3 Ahli Jawatankuasa baru dikira cukup korumnya, perkara ini perlulah merujuk kepada perlembagaan persatuan berkenaan.Lazimnya jumlah AJK di dalam sesuatu persatuan seramai 15 orang sahaja, jika ditetapkan jumlah yang lebih ramai daripada 15 biasanya akan menyebabkan sering berlaku tidak cukup korum dan gagal membuat mesyuarat.Persatuan penduduk yang lokasinya di bandar raya atau bandar besar  AJKnya sentiasa sebok dengan tugas  siang dan malam menyebabkan mereka sering gagal hadir mesyuarat. Maka sering juga mesyuarat berjalan dalam keadaan tidak cukup korum.Kekadang hendak menetapkan tarikh mesyuarat pun menjadi serba tidak kena dan tidak adil untuk semua.

Sekian...wallahu aklam.