Salam sejahtera kepada semua kekawan yang sering bersama saya bertukar-tukar pendapat dan pandangan seiringan dengan perjalanan ke arah Kehidupan Bersih dan mencegah kehapprakan dunia.
Saya sebenarnya mempunyai keinginan untuk menulis mengenai prosedur menulis minit mesyuarat yang mungkin boleh menjadi petua atau contoh kepada muda mudi kita selaku angkatan pelapis yang akan menjadi pemimpin nanti sama ada pemimpin kecil atau besar pada masa akan datang. Sebelum itu saya ingin memastikan prosedur atau kaedah yang saya gunakan itu mengikut prosedur yang sedang digunakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.atau sebaliknya.
Kemusykilan ini timbul apabila melihat sesetengah minit mesyuarat terdapat di bahagian penamatnya dua ruang untuk ditandatangani , satu ruang untuk penyedia minit dan satu lagi untuk ditandatangani oleh pengerusi atau ketua. sebaga contoh cuba anda lihat di bawah ini.
______________________________________________
Tempat:
Kehadiran.
Ahli yang hadir;
1.
2.
3.
.................
Ahli yang tidak hadir.
1.
2.
..........
Turut Hadir.
Tuan Hj.Fadzil bin Ahmad ( Penasihat )
Agenda 1. Ucapan aluan pengerusi.
1.1.
1.2.
.........
Agenda 2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
2.1
2.2.
............
Agenda 3. Perkara-perkara yang berbangkit.
3.1.
3.2.
............
Agenda 4. Membentang dan menerima Penyata perbelanjaan yang berakhir pada........
4.1.
4.2.
................
Agenda 5. Projek Buku Tambahan Untuk Perpustakaan.
5.1.
5.2.
....................
Agenda 6. Hal-hal lain.
6.1.
6.2.
..................
Mesyuarat ditangguhkan jam 5.30 petang.
Disediakan oleh.
.................tt............
( Rejab bin Harun ).
. Setiausaha.
Disahkan Oleh.
.............tt.....................
( Ibrahim bin Kasim )
Pengerusi.
_________________________________________
1. Apakah peranan tandatangan tersebut ?.
2. Adakah minit ini telah disahkan ?.
3. Kalau tidak. Apakah fungsi pengerusi menandatangani ruang tersebut ?
Catatan:
Saya tidak yakin minit mesyuarat ditamatkan demikian tetapi saya sering terjumpa minit mesyuarat diakhirkan begitu.
Saya berharap mereka yang berpengalaman dan mematuhi prosedur JPA tidak keberatan untuk memberi ulasan terhadap entri ini. Insya Allah sesiapa yang terbaca nanti akan mendapat manfaatnya.
Sekian. Wallahu aklam ( Allah Maha Mengetahui )
Saya sebenarnya mempunyai keinginan untuk menulis mengenai prosedur menulis minit mesyuarat yang mungkin boleh menjadi petua atau contoh kepada muda mudi kita selaku angkatan pelapis yang akan menjadi pemimpin nanti sama ada pemimpin kecil atau besar pada masa akan datang. Sebelum itu saya ingin memastikan prosedur atau kaedah yang saya gunakan itu mengikut prosedur yang sedang digunakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.atau sebaliknya.
Kemusykilan ini timbul apabila melihat sesetengah minit mesyuarat terdapat di bahagian penamatnya dua ruang untuk ditandatangani , satu ruang untuk penyedia minit dan satu lagi untuk ditandatangani oleh pengerusi atau ketua. sebaga contoh cuba anda lihat di bawah ini.
______________________________________________
Catatan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kali Ketiga,
PIBG.SMK. Kelapa Sebatang.
Sesi 2009/2010.
Tarkh :PIBG.SMK. Kelapa Sebatang.
Sesi 2009/2010.
Tempat:
Kehadiran.
Ahli yang hadir;
1.
2.
3.
.................
Ahli yang tidak hadir.
1.
2.
..........
Turut Hadir.
Tuan Hj.Fadzil bin Ahmad ( Penasihat )
Agenda 1. Ucapan aluan pengerusi.
1.1.
1.2.
.........
Agenda 2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
2.1
2.2.
............
Agenda 3. Perkara-perkara yang berbangkit.
3.1.
3.2.
............
Agenda 4. Membentang dan menerima Penyata perbelanjaan yang berakhir pada........
4.1.
4.2.
................
Agenda 5. Projek Buku Tambahan Untuk Perpustakaan.
5.1.
5.2.
....................
Agenda 6. Hal-hal lain.
6.1.
6.2.
..................
Mesyuarat ditangguhkan jam 5.30 petang.
Disediakan oleh.
.................tt............
( Rejab bin Harun ).
. Setiausaha.
Disahkan Oleh.
.............tt.....................
( Ibrahim bin Kasim )
Pengerusi.
_________________________________________
Kemusykilan; (Fokus di bahagian tandatangan )
1. Apakah peranan tandatangan tersebut ?.
2. Adakah minit ini telah disahkan ?.
3. Kalau tidak. Apakah fungsi pengerusi menandatangani ruang tersebut ?
Catatan:
Saya tidak yakin minit mesyuarat ditamatkan demikian tetapi saya sering terjumpa minit mesyuarat diakhirkan begitu.
Saya berharap mereka yang berpengalaman dan mematuhi prosedur JPA tidak keberatan untuk memberi ulasan terhadap entri ini. Insya Allah sesiapa yang terbaca nanti akan mendapat manfaatnya.
Sekian. Wallahu aklam ( Allah Maha Mengetahui )
Shah Alam.
Sabtu. 04.02.1430 - 31.01.2009
Sabtu. 04.02.1430 - 31.01.2009
6 comments:
Wah...wah sudah ganti template ya
posting yang sangat mendidik bagi generasi penerus
Terima kasih kerana memberi respon, jauh di mata dekat di hati.
Petani berusia 80 tahun menanam pokok kurma (tamar) sudah tentu bukan untuk dirinya.
Sekian. Wassalam.
salam incik Leenoh... sila betulkan sya jika ada yg x betul di sini :D
1. sya bpendapat peranan tandatangan tsebut sgt penting utk menentukan nilai bg sesuatu minit mesyuarat dan ianya juga dijadikan sumber rujukan utama sekiranya terdapat sebarang masalah pcanggahan maklumat. tandatangan itu sendiri punyai nilai tgjawab yg tinggi terhadap keputusan-keputusan mesy yg telah diminitkan.
2. sya bpendapat minit itu telah disahkan.
3. ini adalah kerana fungsi tandatangan itu sendiri telah dipertanggungjawabkan untuk memikul tanggungjawab sbg pengerusi mesyuarat serta mengesahkan segala apa yg tkandung dlm minit mesyuarat itu adalah benar (tiada pcanggahan).. seandainya ada sebarang pindaan, pindaan tersebut boleh lah dipinda di dalam mesyuarat akan datang.
Salam pak Ngah,
Saya tak pasti JPA punya format macam mana. Tapi saya pun selalu semak dan sahkan minit mesyuarat Bahagian ikut format yang disediakan oleh bahagian Pentadbiran. Sama aje macam contoh Pak Ngah, cuma wording ajer berbeza.
Ini pandangan saya, berkenaan dengan tandatangan. Fungsi penandatangan pertama, kerana dia menyediakan minit. Penandatangan kedua pulak, perlu semak minit yang disediakan (wording, ejaan, keputusan)dan tandatangan. Tapi minit yang sama masih perlu disahkan oleh korum yang asal. Penandantangan kedua tidak boleh mengesahkan keputusan mesyuarat yang lalu, kerana keputusan dibuat bersama, bukan bersendirian. Dia hanya menyemak minit yang disediakan. Semasa mesyuarat akan datang, minit itu akan diteliti semula oleh korum yang datang dalam mesyuarat yang terdahulu, sama ada minit tersebut bercanggah dengan keputusan yang lalu, atau keputusan yang lalu tidak dicatat.
Anyway, saya setuju dengan pendapat pertama Liya
@LiyaNNuaR.
Terima kasih kerana memberi respon, saya sangat gembira dengan respon ini, jika terdapat respon begini insya Allah dihujung nanti kita akan diketemukan dengan prosedur yang betul.
Kemusykilan saya begini:
1. Minit mesyuarat tersebut belum disahkan oleh Ahli Jawatankuasa kerana belum dibincang di dalam mesyuarat, bertaraf akan dibentangkan di dalam mesyuarat sahaja.
2. Minit mesyuarat yang telah disahkan oleh AJK sememangnya ditandatangi oleh pengerusi (ketua) seperti dicatatkan pada penyudahnya.
Minit mesyuarat ini disahkan pada............2009.
Pencadang : En. Zakaria bin Yunus.
Penyokong: A.Halim bin Sabran.
...........tt...............
(HJ.FADZIL BIN AHMAD)
Pengerusi.
3. Kalau ditulis "disemak oleh" masih boleh diterima kerana status itu menunjukkan belum disahkan, dengan itu agenda membentang dan mengesahkan minit mesyuarat tidak terjejas.
4.Betul atau tidak minit mesyuarat adalah tanggungjawab AJK yang hadir pada mesyuarat di mana minit tersebut dicatatkan. Bukan tanggungjawab individu.
5. Saya rasa kalau ada contoh minit mesyuarat atau format minit mesyuarat JPA mungkin persoalan ini terjawab, sebenarnya saya pernah melihat minit mesyuarat yang berakhir dengan nama pencatat sahaja seperti.
Pencatat:
Zainab bin Jaafar.
Baiklah, kita tunggu lagi respon kekawan kita, Maksud saya format JPA keran semua Jabatan Kerajaan di bawah JPA maka kita perlu ikut format tersebut.
Ditangguhkan dahulu. Wassalam.
Sdri.Nurhani Salwa bin Jamaluddin.
Komen Hani datang ketika Pak Ngah sedang memberi respon kepada komen @LiyaNNuaR lepas pos komen Hani pun muncul, dengan itu sebahagian respon saya mungkin ada yang terjawab di sana.
Terima kasih kerana mauduk ini diberi sambutan yang baik, bukan untuk Pak Ngah tetapi untuk mereka yang masih bertugas supaya lebih berketrampilan dan berkualiti lagi.
Pada peringkat awal sememangnya Pak Ngah pun menulis atau mencatat minit seperti yang dijelaskan oleh Hani tetapi setelah melihat beberapa minit mesyuarat yang lebih berwibawa di sana terdapat sedikit perbezaan. Misalnya Jabatan Pendidikan menyediakan tiga ruang iaitu ruang - Bilangan agenda - Butiran - Tindakan. Maknanya minit ini bergerak dari atas ke bawah dan ke kanan kerana ruang tindakan berada paling kanan. Manakala minit JPA pula bergerak dari atas ke bawah kerana "Tindakan" dicatatkan di bawah. kalau saya tidak silap ini kerana untuk memudahkan semakan dan mempercepat urusan.
Oleh itu minit mesyuarat yang Pak Ngah catat selepas itu mulai berubah iaitu seperti berikut ( maksud Pak Ngah di bahagian penyudah termasuk bahagian "tindakan" dicatat di bawah ).
Contoh bahagian penyudah yang Pak Ngah buat.
Mesyuarat yang akan datang pada....
.......... ( jika diputuskan )
Mesyuarat ditangguhkan jam 6.00 petang.
Pencatat;
Hasan bin Ahmad.
Minit ini disahkan pada.................
Pencadang:.........................
Penyokong:.........................
........tt...............
( Hj.Fadzil bin Ahmad )
Pengerusi.
......................
......................
Selepas mesyuarat bahagian tersebut baharulah dilengkapkan.
Walau apapun Pak Ngah belum yakin format yang di atas itu betul melainkan disahkan oleh mereka yang memang arif dengan format JPA.
Kemusykilan tersebut menyebabkan Pak Ngah kemukakan entri ini untuk faedah bersama terutama bagi mereka yan g sedang bertugas.
( Tolong betulkan sekiranya penjelasan ini tersasar kerana saya sendiri sedang mencari kepastian )
Ditangguhkan dahulu sementara mendapat respon yang lain.
Sekian. wassalam.
Post a Comment