Semoga sukses Ncek Lennoh
Apapun yang kita lakukan demi kebaikan dan tujuan mulia pasti akan berhasil dan pasti didukung oleh masyarakat dan negara dan serta pasti mendapat Ridho/Restu dari Allah
Leenoh said...Sdr.Baka Kelana.
Itulah sebenarnya doa dan harapan kita bersama,untuk dimanfaatkan sesama saudara Islam dan manusia amnya..
Terima kasih sekali lagi kepada saudara yang sentiasa memberi sokongan.
sekian. wassalam. 
JURAISH AL-MUHAMI said...boleh ke kalau kita wujudkan ruangan tandatangan pengesahan pada minit mesyuarat sama ada:
diluluskan dengan pindaan
ATAU
diluluskan tanpa pindaan
pada.....
pencadang...
penyokong
t.t. pengerusi... tarikh...
(kalau diluluskan dengan pindaan tarikh diluluskan dengan tarikh pengerusi t.t. mungkin berbeza. tapi kalau diluluskan tanpa pindaan sepatutnya tarikh diluluskan dan tarikh t.t. pengerusi adalah sama sebab t.t. dibuat dalam mesyuarat) - Leenoh said...
Sdr.Juraish.
Persoalan sebenar yang saya timbulkan adalah tertera di dalam entri " Betulkah catatan minit mesyuarat berakhir begini" iaitu entri sebelum respon ini. Respon ini dibawa dari tajuk tersebut.
Saya berpendapat bahawa minit mesyuarat tidak sesuai diakhiri dengan "disahkan oleh" kerana catatan minit mesyuarat disahkan oleh AJK bukan individu.
Pengerusi atau ketua hanya sesuai menandatangani semakan iaitu ditulis di sana "Disemak oleh" bukan "Disahkan oleh".
Kalau ditulis "Disahkan Oleh" akan menjadi satu kelucuan kerana catatan minit tersebut belum disahkan lagi. Saya bersetuju kalau ditulis "Disediakan oleh dan Disemak oleh kemudian diikuti dengan tandatangan" dua individu berkenaan itu. kerana minit ini belum disahkan lagi.
Tetapi saya lebih bersetuju kalau catatan minit mesyuarat yang belum disahkan itu tidak ditandatangani oleh sesiapapun. cuma ditulis atau sediakan tempat kosong yang patut diisi sebaik sahaja mesyuarat selesai.( rujuk respon saya kepada Sdri.Nurhani Salwa )
Kalau berlaku pindaan, pindaan tersebut disiapkan di dalam mesyuarat kerana semua ahli mesyuarat patut mengetahui atau mendengarnya dan masing-masing menulis pindaan pada catatan minit masing-masing dengan pen dan pindaan itu juga akan tertera pada minit berikutnya. Pengerusi boleh tandatangan dalam keadaan tersebut, kemudian dibuat cetakan baru untuk mengelakan tulisan dengan pen itu tadi dan ditandatangan beberapa salinan yang patut disediakan untuk difailkan atau lain-lain keperluan.
Respon saya adalah berdasarkan pengalaman dan pemerhatian. Kita memerlukan Format JPA untuk mengesahkannya.
Sekian. wassalam.
@LiYaNNuaR said..salam incik Leenoh...
sya sememangnya ditugaskan untuk menyediakan minit mesyuarat di jabatan sya dan dimaklumkan bahawa format minit mesyuarat yg sya gunakan berkemungkinan besar mengikut format JPA, merujuk kpd apa yg incik katakan iaitu "Manakala minit JPA pula bergerak dari atas ke bawah kerana "Tindakan" dicatatkan di bawah. kalau saya tidak silap ini kerana untuk memudahkan semakan dan mempercepat urusan."
sebagaimana yg sya maklumkan pada komen yg sebelumnya, iaitu terdapat dua (2) kolum disediakan untuk t.t disemak oleh & t.t utk disahkan oleh setelah penangguhan mesyuarat.
menurut kefahaman sya... tujuan ruangan t.t untuk disahkan oleh pengerusi mesyuarat tidak lain dan tidak bukan hanya semata-mata untuk mengesahkan bahawa segala apa yg dicatatkan adalah benar sebagaimana yg telah diputuskan dlm mesyuarat... betul tak??? so, ini bmakna... sgt perlu kolum 'disahkan oleh' itu, ok...
setelah mbaca komen incik Leenoh iaitu "Kalau ditulis "Disahkan Oleh" akan menjadi satu kelucuan kerana catatan minit tersebut belum disahkan lagi. Saya bersetuju kalau ditulis "Disediakan oleh dan Disemak oleh kemudian diikuti dengan tandatangan" dua individu berkenaan itu. kerana minit ini belum disahkan lagi."...
uiks... mengapa pula dikatakan minit itu belum disahkan yek??? keliru pulak sya di situ...
hmmm... let say, ada mesyuarat bulan Januari 2009, so... haruslah gunakan minit mesyuarat yg diadakan pd bulan Disember 2008 yg telah disahkan oleh semua ahli mesyuarat, kan?? so, bukankah minit mesyuarat itu telah disahkan dan sbb itulah perlunya disain oleh pengerusi mesyuarat, kan...
so, selesai sudah mesyuarat bulan Januari 2009 dan tentunya minit mesyuarat bulan Januari 2009 yg TELAH DISAHKAN oleh semua ahli mesyuarat tadi, akan digunakan pada mesyuarat di bulan Februari 2009, kan... dan begitulah seterusnya...
betulkan sya kalau ada yg x betul di sini... - Leenoh said...
Sdri.@LiyaNNuaR.
Terima kasih kerana masih meneruskan perbincangan,
Minit mesyuarat yang dibawa ke mesyuarat itu belum disahkan melainkan setelah "agenda membentang dan mengesahkan catatan minit mesyuarat yang telah lalu" iaitu sudah menjadi kelaziman agenda ini berada pada agenda kedua setiap kali mesyuarat, selagi minit mesyuarat tidak disahkan mesyuarat hari itu (perbincangannya) tidak boleh bergerak ke hadapan.
( Minit mesyuarat bln Disember 2008 itu belum disahkan kerana catatannya belum dibentangkan di dlm mesyuarat AJK dan minit itu akan disahkan di dalam mesyuarat bln Jan. 2009 dan minit mesyuarat bulan Jan.2009 pula akan disahkan di dalam mesyuarat akan datang ).
Minit mesyuarat disahkan oleh AJK bukan individu.Sebab itu tidak perlu ditandatangan disahkan itu, kesahihan minit memadai dengan mencatatkan nama kehadiran dan mencatatkan minit ini telah disahkan pada (tarikh sah), nama pencadang dan penyokong , kemudian di bawah sekali tandatangan pengerusi. ( tiada perkataan disahkan ).
Ini adalah berdasarkan kefahaman saya, kalau berpeluang menyemak format yang disediakan KSU atau JPA, keraguan ini akan dapat diselesaikan. Saya hanya memberi respon berdasarkan pengalaman sahaja dan sedikit pembacaan.
sekian. Wassalam.
Shah Alam.
04.02.1430 / 31.01.2009
Respon Rakan blog mengenai kemusykilan cara mencatat minit mesyuarat mengikut prosedur yang betul..
Sdr.Baka Kelana,
Wah...wah sudah ganti template ya.
posting yang sangat mendidik bagi generasi penerus
January 31, 2009 9:25 AM
Terima kasih kerana memberi respon, jauh di mata dekat di hati.
Petani berusia 80 tahun menanam pokok kurma (tamar) sudah tentu bukan untuk dirinya.
Sekian. Wassalam.
January 31, 2009 9:40 AM
salam incik Leenoh... sila betulkan sya jika ada yg x betul di sini :D
1. sya bpendapat peranan tandatangan tsebut sgt penting utk menentukan nilai bg sesuatu minit mesyuarat dan ianya juga dijadikan sumber rujukan utama sekiranya terdapat sebarang masalah pcanggahan maklumat. tandatangan itu sendiri punyai nilai tgjawab yg tinggi terhadap keputusan-keputusan mesy yg telah diminitkan.
2. sya bpendapat minit itu telah disahkan.
3. ini adalah kerana fungsi tandatangan itu sendiri telah dipertanggungjawabkan untuk memikul tanggungjawab sbg pengerusi mesyuarat serta mengesahkan segala apa yg tkandung dlm minit mesyuarat itu adalah benar (tiada pcanggahan).. seandainya ada sebarang pindaan, pindaan tersebut boleh lah dipinda di dalam mesyuarat akan datang.
January 31, 2009 11:29 AM
Salam Pak Ngah,
Saya tak pasti JPA punya format macam mana. Tapi saya pun selalu semak dan sahkan minit mesyuarat Bahagian ikut format yang disediakan oleh bahagian Pentadbiran. Sama aje macam contoh Pak Ngah, cuma wording ajer berbeza.
Ini pandangan saya, berkenaan dengan tandatangan. Fungsi penandatangan pertama, kerana dia menyediakan minit. Penandatangan kedua pulak, perlu semak minit yang disediakan (wording, ejaan, keputusan)dan tandatangan. Tapi minit yang sama masih perlu disahkan oleh korum yang asal. Penandantangan kedua tidak boleh mengesahkan keputusan mesyuarat yang lalu, kerana keputusan dibuat bersama, bukan bersendirian. Dia hanya menyemak minit yang disediakan. Semasa mesyuarat akan datang, minit itu akan diteliti semula oleh korum yang datang dalam mesyuarat yang terdahulu, sama ada minit tersebut bercanggah dengan keputusan yang lalu, atau keputusan yang lalu tidak dicatat.
Anyway, saya setuju dengan pendapat pertama Liya
January 31, 2009 11:35 AM
@LiyaNNuaR.
Terima kasih kerana memberi respon, saya sangat gembira dengan respon ini, jika terdapat respon begini insya Allah dihujung nanti kita akan diketemukan dengan prosedur yang betul.
Kemusykilan saya begini:
1. Minit mesyuarat tersebut belum disahkan oleh Ahli Jawatankuasa kerana belum dibincang di dalam mesyuarat, bertaraf akan dibentangkan di dalam mesyuarat sahaja.
2. Minit mesyuarat yang telah disahkan oleh AJK sememangnya ditandatangi oleh pengerusi (ketua) seperti dicatatkan pada penyudahnya.
Minit mesyuarat ini disahkan pada 30. 01. 2009.
Pencadang : En. Zakaria bin Yunus.
Penyokong: A.Halim bin Sabran.
...........tt...............
(HJ.FADZIL BIN AHMAD)
Pengerusi.
3. Kalau ditulis "disemak oleh" masih boleh diterima kerana status itu menunjukkan belum disahkan, dengan itu agenda membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang akan dibentangkan tidak terjejas dan tidak bertindih .
4. Betul atau tidak catatan minit mesyuarat sebenarnya tanggungjawab AJK yang hadir pada mesyuarat di mana minit tersebut dicatatkan. Bukan tanggungjawab individu. ( minit mesyuarat tentulah berbeza berbanding dengan surat menyurat yang memerlukan tandatangan )
5. Saya rasa kalau ada contoh minit mesyuarat atau format minit mesyuarat JPA mungkin persoalan ini terjawab, sebenarnya saya pernah melihat minit mesyuarat yang berakhir dengan nama pencatat sahaja seperti.
__________________________________________
Pencatat:
Zainab bin Jaafar.
Minit ini disahkan pada.........................(tarikh)......................................
Pencadang ............................(nama).........................................................
Penyokong .............................(nama).........................................................
______________________________________________
Baiklah, kita tunggu lagi respon kekawan kita, Maksud saya format JPA kerana semua Jabatan Kerajaan di bawah JPA maka kita perlu ikut format tersebut.
Ditangguhkan dahulu. Wassalam.
January 31, 2009 12:10 PM
Sdri.Nurhani Salwa bin Jamaluddin.
Komen Hani datang ketika Pak Ngah sedang memberi respon kepada komen @LiyaNNuaR selepas pos, komen Hani pun muncul, dengan itu sebahagian respon saya mungkin ada yang terjawab di sana.
Terima kasih kerana memberikan sambutan yang baik kepada mauduk ini, bukan untuk Pak Ngah tetapi untuk mereka yang masih bertugas supaya lebih berketrampilan dan berkualiti lagi.
Pada peringkat awal sememangnya Pak Ngah pun menulis atau mencatat minit seperti yang dijelaskan oleh Hani tetapi setelah melihat beberapa minit mesyuarat yang lebih berwibawa di sana terdapat sedikit perbezaan. Misalnya Jabatan Pendidikan menyediakan tiga ruangan iaitu ruang - Bilangan agenda - Butiran - Tindakan. Maknanya minit ini bergerak dari atas ke bawah dan ke kanan kerana ruang tindakan berada paling kanan. Manakala minit JPA pula bergerak dari atas ke bawah kerana "Tindakan" dicatatkan di bawah. kalau saya tidak silap ini kerana untuk memudahkan semakan dan mempercepat urusan.
Oleh itu minit mesyuarat yang Pak Ngah catat selepas itu mulai berubah iaitu seperti berikut ( maksud Pak Ngah di bahagian penyudah termasuk bahagian "tindakan" dicatat di bawah ).
Contoh bahagian penyudah yang Pak Ngah buat.
Mesyuarat yang akan datang akan diadakan pada.........................................
.......... ( jika diputuskan )
Mesyuarat ditangguhkan jam 6.00 petang.
Pencatat;
Hasan bin Ahmad.
Minit ini disahkan pada....................(tarikh)....................
Pencadang:............(nama)....................................
Penyokong:............(nama)...................................
........tt...............
( Hj.Fadzil bin Ahmad )
Pengerusi.
...................................
...................................
_________tamat di sini____________
Bahagian ini akan dilengkapkan sebaik sahaja selesai mesyuarat. Ini bermakna sebelum disahkan bahagian tersebut dibiarkan kosong tanpa tarikh sah dan tanpa nama pencadang dan penyokong.. Tandatangan berlaku setelah disahkan dan di bawah tandatangan hanya ditulis nama dan nama jawatan sahaja, ( bukan disahkan oleh ) , minit ini difailkan dan tidak lagi dibawa ke mesyuarat yang akan datang kerana kesinambungannya telah dicatatkan di dalam minit yang berikutnya iaitu mesyuarat yang baru sahaja berlalu itu.
Walau apapun Pak Ngah belum yakin format yang di atas itu betul melainkan disahkan oleh mereka yang memang arif dengan format JPA.
Kemusykilan tersebut menyebabkan Pak Ngah kemukakan entri ini untuk faedah bersama terutama bagi mereka yan g sedang bertugas.
( Tolong betulkan sekiranya penjelasan ini tersasar kerana saya sendiri sedang mencari kepastian )
Ditangguhkan dahulu sementara mendapat respon yang lain.
Sekian. wassalam.
January 31, 2009 1:16 PM