Mengendalikan Mesyuarat Secara Berfokus.

_____________________________________________

Mengendalikan Mesyuarat Secara Berfokus.

Dalam penulisan yang lepas telah dijelaskan tentang punubuhan sesuatu persatuan dan juga mengenai pentadbiran dan pengurusan PIBG sekolah. Beberapa perkara yang akan diterangkan sebahagiannya telah dijelaskan dalam tajuk yang lalu secara umum.

Di dalam sesuatu persatuan semestinyalah sesuatu keputusan yang diambil atau sesuatu projek yang hendak dilaksanakan berkehendakkan persetujuan ramai melalui mesyuarat.

Proses mesyuarat biasanya melibatkan ramai yang mengambil bahagian oleh itu kaedah dan peraturan tertentu diperlukan untuk melicinkan perjalanan sesuatu mesyuarat.Tidak dapat dinafikan bahawa ahli mesyuarat atau Ahli Jawatankuasa sesuatu persatuan atau pertubuhan itu terdiri daripada mereka yang pendiam, sederhana dan lantang pengucapannya, supaya pandangan dan cadangan dapat disampaikan dengan adil dan saksama, maka peraturan mesyuarat perlulah dipatuhi. Orang yang lantang menyampai idea tidak semesti ideanya baik dan bernas, manakala mereka yang pendiam dan sederhana penampilannya tidak boleh diperkecilkan pandangan mereka.

Peraturan khas sesuatu mesyuarat telahpun sempurna disediakan dan telah digunapakai oleh mereka yang terlibat dengan persatuan atau pertubuhan, Cuma apa yang hendak diperkatakan di sini ialah sejauh mana dan secekap mana atau sekadar mana difahami mengenai peraturan mesyuarat khususnya mengenai kepatuhan dan fokus kepada agenda yang disediakan.

Bagi mereka yang betul-betul pakar dalam bidang ini tentulah tiada masalah tetapi bagaimana dengan mereka yang baru menceburkan diri dalam alam pekerjaan atau persatuan, terutamanya di kampung-kampung tentulah mereka ini memerlukan bimbingan. Atas dasar tersebutlah tajuk ini ditulis dan disasarkan kepada mereka yang memerlukannya. Penulis amat sedar bahawa tulisan ini bukan yang terbaik ianya cuma berdasarkan pengalaman semata-mata. sudah tentu terdapat kekurangan dan kelemahan bertaburan di dalam tulisan ini. Walaupun ilmu yang dimiliki itu sedikit tetapi ianya perlu disebarkan kerana di sana terdapat orang yang memerlukannya.

Mesyuarat yang tidak fokus biasanya memakan masa yang panjang untuk ditangguhkan kerana pengerusi mesyuarat yang tidak cekap atau tidak faham cara mengendalikan mesyuarat akan melayan perkara-perkara yang tiada berkaitan dengan agenda . Jika ini dilakukan oleh ketua pejabat sudah tentulah sukar mendapat teguran daripada ahli mesyuarat yang arif dalam hal ini.
tetapi, jika mesyuarat persatuan keadaannya agak terbuka dan kita dapati ahli yang arif dalam hal ini sering menegur pengerusi apabila berlaku tergelincir dari agenda yang sedang dibincangkan.

Berbalik kepada persediaan dan pengendalian mesyuarat, perjalanan mesyuarat bolehlah dipecahkan atau dibahagikan seperti berikut iaitu pra mesyuarat, mesyuarat bersidang dan selepas mesyuarat.
__________________________

Pra Mesyuarat (1)

Setiausaha dan Bendahari hendaklah membuat persediaan yang secukupnya bagi melancarkan mesyuarat.

Setiausaha;
Di antara tugasnya ialah menyediakan minit mesyuarat, berbincang dengan pengerusi dan bendahari mengenai penetapan tarikh mesyuarat supaya ketiga-tiga orang penting ini dapat hadir dan tidak bertembung dengan tugas lain pada hari tersebut, menentukan tempat mesyuarat, membuat tempahan makanan, mengedarkan surat jemputan bersama minit mesyuarat yang telah lalu kepada Ahli Jawatankuasa lebih awal atau mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan di dalam perlembagaan, menyediakan keperluan semasa mesyuarat dan lain-lain.

 Bendahari;
Tugasnya menyediakan laporan atau penyata kewangan yang berakhir pada akhir bulan sebelumnya. Penyata ini hendaklah diserahkan kepada Setiausaha lebih awal supaya dapat diserahkan kepada Ahli Jawatankuasa bersama-sama dengan surat jemputan dan minit mesyuarat.

Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari hendaklah berbincang perkara-perkara yang telah dilaksanakan atau tidak dapat dilaksanakan berkaitan dengan perkara yang telah diputuskan di dalam mesyuarat yang telah lalu, sekiranya perkara-perkara itu dibangkitkan oleh ahli yang hadir dapatlah salah seorang daripada mereka menjawab atau memberi penjelasannya.
______________________________________
Mesyuarat bersidang atau sedang dijalankan (2)

Sebelum mesyuarat dimulakan setiausaha hendaklah menyediakan buku kehadiran mesyuarat untuk ahli mendaftarkan nama dan tandatangan sebagai bukti kehadiran dan mengesahkan kuorum mencukupi seperti yang dikehendaki oleh peraturan.

Semasa mesyuarat sedang dijalankan sudah tentulah pengerusi memainkan peranan penting, manakala Setiausaha biasanya menjadi pencatat minit. untuk tidak mengganggu tugas Setiuasaha melayani pertanyaan atau memberi maklumat kepada ahli mesyuarat, eloklah dilantik orang lain menjadi pencatat. Pengerusi perlulah mengendalikan mesyuarat mengikut agenda yang telah dipersetujui satu persatu. Sebagai contoh agenda mesyuarat persatuan adalah seperti berikut;

 Agenda Mesyuarat: ( Contoh )
(1) Ucapan aluan pengerusi.
(2) Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
(3) Perkara-perkara yang berbangkit.
(4) Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada.................
(5) Membincangkan cadangan memperbaiki Taman Permainan kanak-kanak.........
(6) Hal-hal lain.

Pengerusi bertanggungjawab sepanjang mesyuarat dijalankan supaya ahli memberi pandangan tidak terkeluar daripada agenda yang sedang dibincangkan. Pengerusi hendaklah tegas dan memberi peringatan kepada ahli yang telah terkeluar daripada agenda dan fokuskan balik kepada agenda.

Huraian ringkas:

Ucapan aluan pengerusi; (i)
Ucapan aluan pengerusi hendaklah ringkas dan padat mengandungi perkara-perkara seperti berikut:
(i) Mengalu-alukan kehadiran.
(ii) Menyentuh perkara umum mengenai aktiviti persatuan dan menyentuh secara khusus kepada projek yang hendak dilaksanakan secara ringkas.
(iii) Penutup. 

Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu. (ii)
Pengerusi hendaklah meminta setiausaha membentangkannya dan menarik perhatian ahli supaya menyemak minit mesyuarat yang telah lalu yang telah diedarkan oleh Setiausaha tempoh hari, mulai agenda pertama sehingga akhir.
Sekiranya minit mesyuarat tersebut telah dicatatkan dengan betul dan benar. Maksud betul dan benar di sini ialah catatan tersebut menceritakan atau mencatatkan apa yang berlaku atau diputuskan di dalam mesyuarat yang telah lalu yakni tiada tambahan dan tiada yang tertinggal. Kedudukan minit begini ahli hendaklah terus mencadangkan supaya minit tersebut disahkan dan pengerusi memohon ahli supaya menyokong di atas cadangan tersebut, maka selesailah agenda tersebut.

Sekiranya minit tersebut terdapat tokok tambah atau tertinggal, maka ahli hendaklah mencadangkan supaya dibuat pindaan, kemudian barulah membuat cadangan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu dengan syarat pindaan tersebut disempurnakan. Pencadang dan penyokong cadangan tersebut hendaklah di kalangan ahli yang hadir pada mesyuarat yang lalu. Dengan itu selesailah agenda tersebut dan beralih pula ke agenda seterusnya. 

Perkara-perkara yang berbangkit: (iii)
Agenda ini kerap tersasar dari landasan, perkara-perkara yang berbangkit sebenarnya membincangkan perkara-perkara yang telah diputuskan di dalam mesyuarat yang telah lalu sama ada telah dilaksanakan atau belum dilakjsanakan.

Untuk melicinkan mesyuarat pengerusi atau setiausaha hendaklah memberi penjelasan terlebih dahulu perkara yang berkaitan dengan minit, Jika masih terdapat kemusykilan berkaitan perkara tersebut bolehlah ahli membuat pertanyaan. ( Perkara yang dibangkitkan di agenda ini hanya yang berkaitan dengan minit yang dibentangkan sahaja, jika perkara yang dibangkitkan itu tidak berkaitan pengerusi hendaklah tidak melayannya dan bolehlah perkara itu dibincangkan di dalam agenda hal-hal lain nanti ).

Pertanyaan, jawapan dan penjelasan serta semua perkara yang penting hendaklah dicatat dengan cermat kerana catatan itu merupakan minit mesyuarat yang akan dibentangkan pada mesyuarat berikutnya. Sekiranya semua pihak telah berpuashati, pengerusi bolehlah beralih pula ke agenda berikutnya.

 Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan (Kewangan) yang berakhir pada............ (iv)
Pengerusi hendaklah meminta Bendahari membentangkan penyata tersebut dengan memberi penjelasan keseluruhan aktiviti perbelanjaan dan semua ahli mengikuti penjalasan tersebut. Sekiranya berpuashati bahawa perbelanjaan tersebut memang mematuhi minit mesyuarat dan tiada perkara yang diragukan, maka eloklah ahli membuat cadangan Penyata Perbelanjaan (Kewangan) yang berakhir pada.......... diterima dan disokong oleh seorang yang juga hadir di dalam mesyuarat yang telah lalu.

Sekiranya perbelanjaan didapati tidak akur dan memerlukan pindaan dan pindaan tersebut memakan masa yang panjang, maka penyata tersebut tidak boleh diterima ( disahkan), Penyata tersebut hendaklah ditangguhkan perbincangannya pada mesyuarat yang akan datang. Kemudian mesyuarat diteruskan ke agenda berikutnya.

( Semua perbincangan penting dan nama pencadang serta penyokong hendaklah dicatatkan kerana catatan tersebut menjadi minit mesyuarat seterusnya ).

 Membincangkan cadangan memperbaiki Taman Permainan Kanak-kanak.................... (v)
Pengerusi sekali lagi hendaklah memberi penerangan yang lebih jelas kepada Ahli Jawatankuasa tentang perlunya Taman Permainan tersebut diperbaiki oleh persatuan. Selepas perbincangan tersebut hendaklah seorang daripada AJK membuat cadangan bersetuju memperbaiki Taman Permainan tersebut dan diikuti dengan seorang menyokongnya. Sekiranya tiada bangkangan, projek tersebut boleh diteruskan. Jika terdapat bangkangan keputusan hendaklah memihak kepada majoriti setelah undian dijalankan. Kita membuat andaian bahawa cadangan tersebut dipersetujui ramai. ( Pencatat hendaklah membuat tindakan yang sama iaitu mencatatkan segala butiran penting untuk keperluan minit yang akan datang ). Seperti biasa beralih pula ke agenda berikutnya pula.
_____________________________________________________________

Sekiranya projek ini memerlukan perbelanjaan yang besar, satu Mesyuarat Khas mengenai agenda ini hendaklah diadakan pada hari yang lain iaitu Mesyuarat Khas Pelaksanaan Projek Permainan Kanak-kanak..... yang mana rangka agenda yang dicadangkan adalah seperti berikut.

 Mesyuarat Khas Projek Memperbaiki Taman Permainan Kanak-kanak..........
Agenda;
(1) ucapan aluan pengerusi.
(2) Laporan terkini Setiausaha.
(3) Membincangkan cara pelaksanaan projek.
(4) Membincangkan dan meluluskan anggaran perbelanjaan projek memperbaiki taman.
(5) Hal-hal lain.

( Laporan Mesyuarat Khas, Setiausaha hendaklah memberi laporan mesyuarat ini di dalam Mesyuarat AJK akan datang supaya diminitkan perjalanan aktiviti projek tersebut, Berkemungkinan berlaku pembentukan Jawatankuasa Khas mengenai projek tersebut, Jawatankuasa Kecil(khas) ini tertakluk kepada keputusan Jawatan kuasa induk).
_____________________________________________________________
  
Hal-hal lain. (vi)
Dalam agenda ini pengerusi memberi peluang kepada semua ahli untuk memberi pandangan atau makluman ringkas terakhir mereka sebelum mesyuarat ditangguhkan, Di sinilah tempat yang sepatutnya membincangkan perkara yang dikira penting yang mana sebelum ini tidak dicakup oleh agenda yang disediakan. sekiranya tiada perkara yang dibincangkan lagi, mesyuarat bolehlah ditangguhkan.
_____________________
Selepas Mesyuarat (3).
 Selepas mesyuarat selesai beberapa perkara perlu dibuat tindakan oleh mereka yang terlibat dengan keputusan mesyuarat yang telah berlalu terutamanya stiasausaha.

 Setiasausaha.
(1) Menyusun semula dan mencetak minit mesyuarat yang baru berlalu itu.
(2) Mengedarkan minit mesyuarat tersebut kepada mereka yang terlibat dengan membuat tindakan seperti yang diamanahkan di dalam mesyuarat.
(3) Membuat tindakan susulan kepada semua perkara yang perlu dilaksanakan.
(4) Memastikan Bendahari membuat pembayaran kepada pembekal makanan dan lain-lain yang berkaitan dengan mesyuarat. 

Bendahari.
(1) Membuat pembayaran kepada pembekal makanan yang berkenaan.
(2) Menyimpan resit-resit pembayaran.
(3) Mengemaskinikan akaun.

 Pengerusi/Naib Pengerusi.
Memastikan semua keputusan yang diputuskan di dalam mesyuarat dibuat tindakan oleh pihak yang berkenaan dan mendapatkan maklumbalas mereka. 

Kelemahan yang sering mengganggui perjalanan mesyuarat;
(1) Menggunakan meja yang tidak sesuai menjadikan peserta mesyuarat berbual-bual sesama mereka, seolah-olah wujud beberapa kumpulan kecil di dalamnya.
(2) Tempat yang sempit menyebabkan berlaku berintraksi tidak mengikut peraturan.
(3) Tempatnya luas tetapi kedudukannya tidak berbentuk huruf U.
(4) Mesyuarat tidak dapat dimulakan tepat pada masanya kerana menunggu kuorum mencukupi, ( ahli lewat hadir menjadikan kesuntukan masa ).
(5) Program mesyuarat dan jamuam ringan tidak diprogramkan dengan betul menyebabkan gangguan kepada mesyuarat - anggaran masa tersasar jauh.
(6) Terdapat ahli yang tidak fokus kepada agenda yang sedang dibincangkan atau tidak faham peraturan mesyuarat.
(7) Pengerusi tidak tegas dan tidak menjurus sepenuhnya kepada agenda mesyuarat.
(8) Pengerusi sendiri tidak faham secara menyeluruh mengenai hala tuju perbincangan di dalam agenda tersebut..

 Wallahu aklam. ( Allah Maha Mengetahui )
Wassalam.

Shah Alam.
(12/01/2009) jam 4.03 petang.