Persediaan sebelum mesyuarat.

Salam semua.

Pada hematku.

Artikel kali ini ingin memaparkan pertembungan dengan beberapa insiden yang memberi pengalaman yang bermakna , iaitu pertembungan dengan situasi yang kurang memuaskan hati kerana kurang berhati-hati atau mungkin juga kesuntukan masa ketika merancang sesuatu mesyuarat menyebabkan persediaan tidak sempurna dan tidak menepati perlembagaan.

Di dalam sesuatu persatuan individu seperti pengerusi, timbalan pengerusi, setiausaha dan bendahari, mereka sentiasa terlibat secara langsung dengan perancangan atau memanggil untuk sesuatu mesyuarat, sama ada pengerusi atau setiausaha yang merancang mesyuarat tersebut, keempat-empat mereka sebaiknya berbincang terlebih dahulu untuk menentukan agenda mesyuarat, setelah selesai mengatur agenda yang hendak dibincang barulah surat jemputan ke mesyuarat dihantar kepada ahli yang terlibat dan agenda mesyuarat hendaklah disertakan bersama, tanpa agenda tersebut ahli yang terlibat akan datang ke mesyuarat dengan minda yang kosong dan tertanya-tanya apakah yang akan dibincangkan, situasi ini tidak menghasilkan idea yang bernas yang boleh disumbangkan di dalam mesyuarat nanti.

Malah situasi itu juga menyebabkan ahli yang terlibat dengan mesyuarat akan merasai mesyuarat tersebut kurang penting. Setiap mesyuarat sebenarnya penting, tiada mesyuarat yang tidak penting, kalau tidak penting mesyuarat tentulah tidak akan diadakan.Oleh itu setiap mesyuarat adalah penting.

Oleh sebab mesyuarat berjalan dalam jangka masa yang agak panjang juga maka makan minum ahli perlu juga diambil kira atau disediakan, Perkara sekecil atau sampingan ini juga memerlukan perancangan atau tempahan awal.

Pengerusi, Timbalan Pengerusi , Setiausaha dan Bendahari hendaklah sering berhubung dan berbincang serta berkongsi maklumat tentang persatuan, pengurusan persatuan dirasakan tidak berkualiti sekiranya mereka tidak berkongsi maklumat atau tidak bekerja dalam satu pasukan.Ahli Jawatankuasa Biasa pula akan menjadi pembantu atau penyokong yang berkualiti di dalam mesyuarat dengan meluahkan pendapat dan pandangan mereka dan seterusnya membantu apabila sesuatu projek diaplikasi dan dilaksanakan.

_________________

BERSATU TEGUH, BERCERAI ROBOH.
__________________________

Terdapat beberapa unsur yang boleh mengurangkan kualiti mesyuarat dan sebahagian masa serta ruang yang disediakan untuk mesyuarat menjadi sia-sia,
di antaranya disebabkan:
(1) Kehadiran yang tidak tepat pada masa yang telah ditetapkan.
(2) Tempat mesyuarat yang tidak sesuai, susunan meja dan kerusi yang menyebabkan ahli mesyuarat akan bersembang di antara satu sama lain, sebagai contoh duduk mengadap di antara satu sama lain dalam keadaan berdekatan menyebabkan mereka bersembang atau berbisik-bisik.
(3) Terdapat ahli yang tidak mahir dalam prosedur mesyuarat, sesuatu pertanyaan atau pendapat diberikan ketika belum sampai agendanya.( tidak berkaitan dengan agenda )
(4) Pengerusi sendiri kurang mahir dalam mengendalikan mesyuarat kerana kurang faham peranan atau fungsi setiap agenda. Menyebabkan beliau membiarkan atau melayan perbincangan pada perkara yang diluar agenda.
(5) Pengerusi dan setiausaha kurang membuat persediaan atau tidak mengandaikan terlebih dahulu apa yang akan berlaku di dalam mesyuarat nanti.
(6) Pengerusi dan setiausaha tidak duduk semeja dan berbincang terlebih dahulu isu atau agenda yang akan dibawa ke mesyuarat.
(7) Pencadang dan penyokong sesuatu cadangan yang mendapat sokongan sebulat suara tidak dicatatkan di dalam minit, menjadikan minit itu sebagai laporan biasa (bukan minit) - minit seumpama ini menimbulkan keraguan kerana susah hendak dibuat semakan kesahannya.

Sekian...wallahu aklam.